En los últimos años, la organización de eventos ha cambiado mucho, gracias a las últimas tendencias y a los nuevos avances tecnológicos. Esto ha ocasionado que ya no baste con realizar una planificación del evento y la reserva del espacio, sino que ahora entran en juego muchos otros factores que se deben de tener en cuenta. Si estás buscando una forma más efectiva de organizar un evento de empresa, a continuación te explicaremos algunos aspectos clave que debes tener en cuenta para que tu acto consiga cumplir sus objetivos y llegar a tu target.
Cómo organizar un evento empresarial
La manera más sencilla de abordar este tema es separando los cinco aspectos cruciales de la organización y explicándotelos detenidamente uno por uno.
1. Presupuesto
Es muy recomendable que calcules primero todo el montante del que dispones para la celebración del acto y que, posteriormente, vayas contratando los distintos servicios sin excederlo. Divide los gastos en fijos, variables y de última hora. Los primeros corresponden a las instalaciones y recursos, que no dependen de la cantidad de personas que asistan al acto. Los segundos serán los que pueden variar en función del número de asistentes, como pueden ser la comida que se sirva, el personal de seguridad, etcétera. Además, siempre se recomienda que cuentes con un pequeño colchón para gastos fortuitos que puedan surgir durante el propio evento.
2. Planificación de la comunicación
Durante la planificación debes tener en cuenta muchos aspectos: desde el objetivo principal, el público objetivo, el marketing, la comunicación y el protocolo, hasta la fecha, el horario, el número aproximado de asistentes, y un largo etcétera.
Una vez que tengas muy clara esta información, deberás empezar a planificar el acto pudiendo enfocarte en los elementos más importantes y necesarios. Debes incluir la temática, la planificación del tiempo, el lugar más adecuado para su celebración, las actividades que se llevarán a cabo y la decoración que se usará en el acto.
La logística debe de estar muy bien planificada, y debes calcular muy bien los tiempos y el plan de montaje de las infraestructuras. Se recomienda, en la medida de lo posible, realizar un ensayo previo para asegurarte de que la planificación ha sido correcta.
3. Marketing y comunicación del evento
Una vez que todos los pasos de la preproducción del acto estén listos, puedes comenzar a preocuparte por conseguir que el público objetivo asista a la celebración. El apartado de comunicación y protocolo juega un papel muy importante en la organización.
Para promocionar el acto puedes acudir a distintos medios de comunicación, reunirte con patrocinadores, hacer campañas en redes sociales como Instagram, Facebook y LinkedIn, o incluso preparar una landing específica en tu web para la celebración.
En este momento tendrás que aprovechar al máximo el marketing y la comunicación. No olvides enviar recordatorios sobre la fecha en la que tendrá lugar a las personas que ya hayan confirmado su asistencia.
4. Ejecución del evento
Durante el acto se habrán de ejecutar paso a paso todos los puntos trazados en la planificación. Como te hemos indicado anteriormente, para aumentar las probabilidades de que todo salga a la perfección el día del acto te recomendamos realizar un ensayo general.
Otra recomendación importante para asegurarte de que la ejecución funcione como planeabas es reunirte con las partes involucradas (catering, montadores, técnicos de sonido…) y hacer un repaso final de la coordinación y organización del evento.
5. Balance de resultados y propuestas de mejora
Cuando el acto haya terminado, tendrás que realizar una evaluación de los resultados obtenidos, comenzado por saber si conseguiste el retorno de la inversión esperado.
Una práctica bastante efectiva para mejorar tus futuros eventos es enviar una encuesta a los asistentes con el fin de recabar su opinión sobre el acto. Esto puede servirte para saber si has alcanzado o no los objetivos que te propusiste.
Como ves, está claro que en el momento de organizar un evento de empresa hay bastantes aspectos a tener en cuenta. Utilizar una metodología profesional y analizar cuidadosamente el acto son tareas esenciales para que cumpla con tus expectativas y conseguir un retorno del dinero invertido.
