España siempre se ha caracterizado por el sol y por el buen clima, del que disfrutamos durante todo el año, especialmente en los meses de primavera y verano. Para el mundo de los eventos, estos meses representan grandes oportunidades, dado que se celebran un gran volumen de actos y actividades de todo tipo. Y estos actos, ya sean festivales, eventos sociales, graduaciones, salen al exterior aprovechando todas las bondades de estas estaciones. Durante el post de hoy, queremos hablarte de todas las posibilidades de los eventos al aire libre y cómo crear experiencias únicas en una de las épocas más radiantes del año.
Ventajas e inconvenientes de un evento al aire libre
Suena muy idílico organizar eventos al aire libre, pero, como siempre, hay ventajas e inconvenientes, que se deben tener en cuenta para tomar la decisión.
Ventajas
1. Amplio espacio: Una de las principales ventajas es que los espacios al aire libre son más amplios, lo que se traduce en una mayor flexibilidad, tanto en el número de asistentes, como en los elementos que se pueden incluir en él (y el tamaño de estos).
2. Ambiente natural: Los entornos naturales generan en nosotros una gran sensación de bienestar y tranquilidad, por tanto, la audiencia tiene una percepción de asistir a un evento agradable y distendido.
3. Más posibilidades: La libertad y la flexibilidad que aportan los espacios al aire libre, permiten añadir elementos decorativos, funcionales o de arquitectura efímera, que en espacios cerrados no es posible incluir.
Inconvenientes
1. Inclemencias del tiempo: El tiempo es un factor impredecible e incontrolable, por tanto, siempre hay que tener en consideración la posibilidad de que el tiempo pueda ponérselo difícil al evento e incluir soluciones para evitar que el éxito del evento se ponga en riesgo. Otro pequeño factor, a tener en consideración y que va unido al clima, es el de las alergias primaverales. Tener un espacio completamente abierto al aire libre, puede llegar a ser molesto para los asistentes que la padecen, si en el entorno hay una gran cantidad de alérgenos.
2. Es importante tener en cuenta las horas de luz: Aprovechar la luz natural te permitirá abaratar los costes del evento, pero en ese caso, deberás tener en consideración las horas de sol para no dejar tu experiencia a oscuras sin querer.
3. Necesidad de recursos: Al estar en un entorno natural, será necesario considerar las necesidades de energía y de agua.
4. Consideraciones especiales: Organizar tus eventos al aire libre es idílico, pero también requiere tener en cuenta otras consideraciones como la accesibilidad (en especial si los asistentes llegan en coche), las especificaciones o limitaciones técnicas (por ejemplo, los límites acústicos), la gestión de los residuos, la necesidad de permisos o las consideraciones en cuanto a la seguridad del evento.
Entonces, ¿Cómo se organiza un buen evento al aire libre?
1. Encuentra la ubicación ideal
Conseguir la ubicación ideal es fundamental para lograr el éxito de cualquier evento. Pero buscar un lugar que se adapte a todas las necesidades, a la temática y el estilo. Además, tener en cuenta la accesibilidad del evento es clave para asegurar una experiencia positiva, además de obtener los permisos necesarios.
En este sentido, en España es tendencia organizar eventos en distintos ambientes, siendo jardines botánicos, jardines y parques urbanos, los lugares favoritos para organizar este tipo de eventos al aire libre.
2. Planificación y analizar necesidades especiales
Todos los eventos necesitan una planificación adecuada para que la experiencia sea un éxito, pero si lo organizas en un entorno al aire libre, además deberás de tener en consideración las necesidades especiales que requiera el evento, algunas de ellas ya mencionadas previamente en el punto de inconvenientes. Para ello, es recomendable realizar una lista con todas las tareas, materiales y permisos que se necesitan en cada fase del evento.
3. Crea tu plan de contingencia
En post anteriores te hemos explicado qué es un plan de contingencia y lo útil que es para evitar posibles catástrofes en tu evento. Subsanar imprevistos causados por las condiciones meteorológicas, incidentes, imprevistos y otras calamidades.
De este modo, el plan de contingencia se convierte en un salvavidas que te va a permitir salvarte de una gran variedad de circunstancias que podrían desembocar en una crisis de comunicación y, sobre todo, en una mala experiencia para los asistentes.
4. Entretenimiento y comida
Los eventos al aire libre ofrecen grandes oportunidades para el entretenimiento, debido a una mayor disponibilidad de espacio. Música en vivo, atracciones, photocalls, pistas de baile ¡y mucho más!Experimenta con el espacio, sin limitar tu creatividad.
Por otra parte, si bien es cierto que hay que tener cuidado con el bienestar y la seguridad de los alimentos que se van a disfrutar de todo el evento (sobre todo, si los alimentos son sensibles a temperaturas climáticas altas), existen a su vez muchas opciones que pueden hacer que tu evento también se convierta en toda una experiencia culinaria. Ejemplo de ello son los food trucks y cooking shows, perfectos para añadir un toque único en tu evento.
5. Informa a tu audiencia
Siempre es importante mantener a los invitados informados, desde el momento en el que se anuncia el evento, hasta el momento en el que los invitados abandonan el espacio. Es importante proporcionar información detallada y precisa sobre la fecha, hora, ubicación y detalles del evento a través de una variedad de canales, que pueden incluir canales como correos electrónicos, redes sociales, invitaciones impresas y señalización en el lugar.
Además de la información básica del evento, la comunicación también debe abordar cualquier detalle importante, como instrucciones de estacionamiento, transporte público disponible, políticas de seguridad, opciones gastronómicas, programas de actividades y cualquier otra información relevante que pueda afectar la experiencia de los asistentes.
Gracias a una comunicación clara podrás afianzar la confianza con los asistentes y contribuir a una experiencia positiva.
En definitiva, organizar un evento al aire libre puede ser todo un desafío, pero con una adecuada planificación y una cuidadosa atención a los detalles, pueden convertirse en toda una experiencia inolvidable.
