Briefing de evento: ¿qué es y cómo hacerlo?

¿Estás pensando en organizar un evento y te han pedido un briefing de evento? Si es así, es buena señal, porque este documento es importante para garantizar el éxito de la organización y desarrollo, ya sea de un evento corporativo o institucional. A continuación te desvelamos todo lo que necesitas saber para dar los primeros pasos en la elaboración del briefing para eventos.

¿Qué es un briefing de evento y para qué sirve?

El briefing de un evento es un documento escrito que refleja de manera concisa y clara la información esencial para la ejecución del acontecimiento. Se trata de una guía que establece los puntos clave del día D, y que servirá a los diferentes grupos de trabajo involucrados para planificar su trabajo y alcanzar los objetivos comunes fijados.

¿Qué información debe contener un briefing de evento?

Para realizar un briefing antes de un evento debes conocer cuál es el tipo de información que este debe recoger. Sigue estos puntos para hacerlo exitosamente.

La tipología

¿Qué tipo de evento es? Obviamente, el planteamiento es muy diferente si se trata de un evento lúdico, en el que se celebra el aumento en las ventas de la empresa, a si es la presentación de un producto o un evento de marca.

La marca

El documento debe contener información sobre la marca, empresa o institución que va a ser representada a través del evento, para que su organización sea coherente con su historia y principios. Esta, a veces, puede no coincidir con la persona o empresa que concreta y financia el proyecto.

El producto o servicio

Si el evento gira en torno a un producto o servicio, se debe hablar en el briefing de manera detallada de él. Han de explicarse sus características, sus puntos fuertes y su posicionamiento en el mercado y en la mente del consumidor.

Los objetivos

¿Cuál es la finalidad del evento? ¿Por qué se realiza y para qué? Es importante conocer los objetivos reales que llevan a invertir en dicho acontecimiento, aunque estos disten de los comunicados. El documento debe reflejar si se busca captar clientes o fidelizarlos, por ejemplo.

Entre los objetivos podemos diferencias los tangibles y los intangibles. En ambos casos es importante que se plasmen de manera concreta y que, siempre, sean medibles.

El público objetivo externo

¿Quién es el target del evento y cuál es su perfil? Conocer al público e investigarlo es clave para acertar en muchas de las decisiones que se deben tomar a lo largo del proceso de organización.

Los públicos internos

Si se trata de un evento empresarial, lo habitual es que asistan también los propios empleados que, en muchos casos, formarán parte también del público asistente. Es primordial tener en cuenta a los empleados de la compañía, ofrecerles una buena experiencia y no descuidarles. Por otro lado, si pertenecen a otros departamentos que no participan directamente en la organización, es útil conocer sus propios intereses, ya que estos pueden ser diferentes.

El efecto en los asistentes

Aunque este punto se parece a los objetivos, se concentra en analizar cuál es el cambio que los asistentes deben experimentar y cómo conseguirlo. Cuando se realiza un evento no se desea que el público vuelva a su casa como si nada hubiera pasado.

Ese evento tiene que ser relevante y producir un cambio en ellos. Incluso se deben llevar algo intangible, como un cambio de percepción, la comprensión de un nuevo producto, un aprendizaje, etcétera.

La percepción

En un evento, la marca o la empresa que lo firma (normalmente es la que pone el dinero para su realización) transmite su personalidad, su imagen y sus valores. Por eso es importante plantear cómo quiere dicha institución ser percibida por los asistentes, para que no existan disonancias entre el acontecimiento y la imagen corporativa buscada.

Los datos legales

En el caso de que existan restricciones legales u otras consideraciones jurídicas importantes a tener en cuenta, estas deben indicarse para no cometer errores serios en ninguno de los pasos.

Los resultados

En base a los objetivos fijados, el evento perseguirá unos resultados específicos. Es aconsejable decidir con antelación cómo se va a medir la consecución de estos objetivos y detallar qué herramientas de control se utilizarán.

Como has podido comprobar, el briefing de un evento es fundamental antes de comenzar a organizar cualquier acto corporativo. Te aconsejamos que nunca lo descuides para que tus eventos alcancen sus objetivos.

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