Y así, sin darnos cuenta, vuelve a ser “esa maravillosa época del año” que decía la canción, y, con ella, ha llegado el momento de organizar la fiesta de Navidad de la empresa. A todos nos encanta la fiesta de Navidad en el trabajo porque es una buena manera de celebrar el año que ha tenido el equipo, pero organizarla puede llegar a convertirse en algo estresante. Ya sea un simple aperitivo en la oficina o una gran fiesta para toda la empresa, para que resulte exitosa, hay que planearla correctamente.
Razones por las que organizarla
Las fiestas navideñas de empresa no son “una fiesta más”. Estas pueden llegar a jugar un papel importante en la visión que los empleados tienen de la empresa y, aunque lleva tiempo y dinero prepararlas, reportan ciertos beneficios que realmente superan los inconvenientes que puedan generar:
1. Motiva al equipo y crea unión entre compañeros. La fiesta de Navided de la empresa es un momento de respiro para disfrutar del tiempo juntos como equipo fuera del entorno habitual, lo que servirá para que los empleados renueven la motivación y la inspiración que ya flojea a finales de año.
2. Fomenta el sentimiento de pertenencia. Estas fiestas sirven para que las marcas pongan en valor el esfuerzo que los trabajadores hacen día a día, por lo que, además de sentir que su esfuerzo es reconocido, estrecharán las relaciones y los vínculos con la organización.
3. Refleja los valores de la empresa. La fiesta de Navidad es una oportunidad para reflejar los valores de espíritu de equipo y positividad de la empresa.
4. Muestra aprecio por los empleados. Es una buena forma de agradecer a los empleados el trabajo realizado durante el año. De hecho, en esta fiesta también se puede incluir una entrega de premios o reconocimientos anuales de la empresa.
5. Ayuda a reflexionar como empresa. Finalmente, esta fiesta puede ser también una oportunidad para, entre todos, hacer una evaluación del año y de compartir objetivos para el siguiente.
Qué tener en cuenta al organizar la fiesta de Navidad de la empresa
Como decíamos, para que organizar la fiesta de Navidad de la empresa resulte un éxito, esta debe estar bien planificada. Hay ciertamente algunos aspectos que se deben tener en cuenta para poder garantizarlo y aquí os dejamos algunos:
1. Comenzar a planificar lo antes posible. Uno puede pensar que ahora, en noviembre, a más de un mes vista, puede ponerse a planear la fiesta con tranquilidad. Pero rápidamente se va a dar de bruces con la realidad. Aunque parezca de locos, cuando los profesionales de eventos aconsejamos empezar a organizar la fiesta allá por el verano, sabemos lo que decimos. Cuando se trata de la planificación de eventos, empezar con la mayor anticipación posible es probablemente uno de los consejos más subestimados.
2. Establecer el presupuesto. El presupuesto con el que se cuente va a determinar el tipo de fiesta que se pueda organizar. Por lo tanto, lo más lógico es saber de qué presupuesto partimos antes de comenzar a pensar en el lugar, la decoración o la comida.
3. La fecha. Obviamente, esta fiesta debe celebrarse cerca de la Navidad, o al menos en el mes de diciembre. Sin embargo, con tantos compromisos en torno a esos días, encontrar la fecha adecuada puede resultar algo complicado, por eso, es importante cerrarla lo antes posible, sabiendo que nunca se va a poder complacer a todos. Se ha de tener en cuenta, que, por lo general, los jueves y viernes son los más populares, así que lo mejor es adelantarse para evitar decepciones.
4. El lugar. Si la fiesta va a ser fuera de la oficina, es importante buscar el espacio lo antes posible para poder elegir el que mejor encaje según las necesidades. Al considerar espacios potenciales, habrá que tener en cuenta las tarifas de alquiler, las capacidades, el acceso, el escenario, la pista de baile, los medios audiovisuales de los que dispone, etc.
5. La invitación. Con la fecha y el lugar establecidos, ya podemos enviar las invitaciones, que, normalmente, se hará por correo electrónico. Se debe cuidar el diseño de la invitación y recordar incluir instrucciones claras que resulten de utilidad a los compañeros como el código de vestimenta, cómo llegar o cómo confirmar la asistencia.
6. El catering. Para empezar, habrá que saber si el espacio alquilado proporciona la comida y la bebida o si se ha de llevar un catering externo. Una vez sabiendo esto y antes de pensar en las opciones, se deberá establecer la configuración: ¿será un cóctel de pie, un buffet o una cena sentada? ¿habrá barra libre? Junto con la invitación, se debe pedir a los compañeros que indiquen sus necesidades dietéticas.
En cuanto al alcohol, hay hoy en día empresas que lo limitan o incluso lo evitan porque puede llegar a ser un desafío al hacer que los asistentes se desinhiban con mucha facilidad. Al decidir sobre este punto, se debe considerar la cultura de la empresa y las preferencias de los empleados.
7. El transporte. Garantizar que los asistentes puedan llegar y sobre todo irse (y más si se ofrece alcohol) de la fiesta de una manera segura es imprescindible. Por eso, al elegir el lugar es importante considerar el acceso a través de transporte público. Si la opción de transporte público no es válida, se debe considerar reservar coches compartidos o alquilar un autobús para facilitar el transporte de los compañeros.
8. La decoración, el mobiliario y los audiovisuales. La mayoría de los lugares tendrán estos artículos y servicios disponibles internamente o con sus propios proveedores. Aquí las opciones son casi infinitas, por lo que habría que establecer el presupuesto y, por qué no, dejarse aconsejar.
9. El entretenimiento. El entretenimiento de la noche puede ser uno de los aspectos más recordados de la fiesta, por lo que la música no es donde termina este punto. Decidir si se contrata un DJ o una banda es importante, pero hay más. Se pueden contratar otro tipo de actuaciones como un monologuista, un mago, etc.; o preparar otras actividades como un concurso, juegos de mesa o incluso un karaoke. Por supuesto, mucho dependerá del tamaño del grupo, así como una vez más, del presupuesto.
10. La temática. Este punto es opcional, pero puede hacer que la fiesta sea más creativa y divertida. Hay muchos temas navideños, por ejemplo, que se podrían elegir y en torno a los preparar la decoración, e incluso se les podría pedir a los invitados que vinieran disfrazados.
11. El tiempo para los discursos y los agradecimientos. Es importante reservar espacio para que algunos de los directores hagan los discursos de agradecimiento correspondientes. Es importante conectar con los empleados y hacerles sentir apreciados.
12. ¡Divertirse! Parece obvio, ¿verdad? Pero, el organizar suele estar tan pendiente de que todo salga como está previsto que olvide relajarse y disfrutar también. Es un momento para pasarlo bien con todos los compañeros, por lo que hay que confiar en el trabajo hecho hasta entonces, y abordarlo con tranquilidad y entusiasmo.
Está claro que la Navidad es una de las mejores excusas para organizar una fiesta de trabajo, así que se debe aprovechar la oportunidad al máximo. Ya sea un pequeño aperitivo en la oficina o una celebración más grande, organizar la fiesta de Navidad de la empresa ayuda a las marcas a desarrollar la cultura de la empresa, a reforzar la moral, a renovar la ilusión y a preparar a los empleados para afrontar el nuevo año.
