Elegir una agencia de comunicación puede no ser un proceso fácil y menos en Madrid. Existe un número muy elevado de agencias de todo tipo y tamaño y vamos a desarrollar los principales puntos que debes tener en cuenta para elegir tu socio de comunicación. De eso se trata: de elegir un socio, un compañero de viaje.
La agencia de comunicación es un partner estratégico para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño y sector. Esto significa que debe adaptarse a las necesidades y características de la marca y de su negocio.
Dejando de lado a los malos profesionales, no hay agencias buenas o malas: simplemente hay agencias que se adaptan mejor o peor al cliente. Sería absurdo pensar que no se alcanzan resultados de forma consciente o que se desarrollan estrategias para fracasar.
Define claramente tus necesidades y objetivos
En primer lugar, debes tener claro cuáles son tus necesidades y objetivos. Cuando más detallada sea la información facilitada, mejor podrá realizar su propuesta para que sea lo más personalizada posible.
El briefing es el documento en el que se recoge toda la información para transmitirla a las agencias candidatas. Debe especificarse cuál es la actividad de la marca y sus características. Además, debe explicarse qué acciones se han realizado hasta el momento, a qué públicos se quiere llegar, con qué alcance geográfico, con qué objetivos, si el servicio se requiere de manera puntual o continuada y tener claro el presupuesto disponible. Otro aspecto importante es definir si se busca un asesoramiento y la definición de un plan estratégico de comunicación o la ejecución de unas acciones ya definidas de antemano.
Estos aspectos definen cómo debe ser la agencia de comunicación, qué servicios debe ofrecer, si debe ser una agencia grande, una agencia boutique o, incluso, un freelance. También si es interesante determinar si es conveniente que sea generalista o especializada en un sector concreto, etc.
Busca, compara y elige a tu agencia de comunicación
La ventaja y, a su vez, la gran complicación de seleccionar una agencia de comunicación en una gran ciudad como Madrid es la amplia oferta, como hemos dicho. Por ello es importante buscar, analizar la presencia de las agencias (su web, noticias, referencias, redes sociales, etc.) y, de esta manera, valorar, a priori, su conocimiento, su experiencia, su cartera de clientes, etc.
No cometas el error de, simplemente, pedir una propuesta y una vez recibida, mirar solo el precio (esto es más habitual de lo que pueda parecer). El precio, sin duda, es importante, pero, siempre, hay que comparar los servicios ofertados, el método de trabajo, etc. para valorar si el coste es apropiado.
La conexión personal es fundamental. Es importante que la agencia presente su propuesta, la explique y se produzca la oportunidad de intercambiar opiniones, información, dudas, etc. que permitan detectar si la relación puede llegar a ser fructífera.
¿Concurso o no concurso?
Un concurso es un proceso en el que se convoca a varias agencias de comunicación, sujeto a unas pautas, condiciones y requisitos de participación. No siempre es necesaria la convocatoria de un concurso; en ocasiones es suficiente una investigación del mercado y la solicitud de propuestas.
El concurso es un proceso protocolizado, que requiere pasar por unas fases con fechas y plazos determinados. Algunas de esas fases son: invitación, respuesta por parte de las agencias, briefing, criterios de valoración, presupuesto, presentación de propuestas y resolución.
En cualquier proceso de elección de agencia de comunicación, sea un concurso o no, es importante comunicar a las empresas participantes la decisión final y los motivos. Lamentablemente, resulta cada vez más habitual recibir peticiones de propuestas y, una vez presentadas, que nunca se produzca una respuesta. Las propuestas requieren un trabajo importante, sobre todo cuando son muy personalizadas, lo cual implica una inversión en tiempo y recursos, que debe ser respetado.
La relación con la agencia de comunicación
El proceso de puesta en marcha del servicio debe estar bien definido y consensuado entre ambas partes. Para que la relación entre la marca y la agencia de comunicación sea apropiada, es importante que haya compromiso y confianza entre ambas partes. La información debe fluir con transparencia, siempre con todos los acuerdos de confidencialidad necesarios para garantizar la seguridad e integridad de los datos compartidos.
También es clave establecer objetivos claros y revisiones periódicas de los servicios y sus resultados. Esto no es una fiscalización, sino un proceso de mejora continua, en el que se puedan introducir las modificaciones necesarias para alcanzar todos los objetivos.
Por supuesto, es fundamental la firma de un contrato en que se especifiquen las responsabilidades de la agencia de comunicación, los servicios, precios y condiciones, etc.
Ahora que ya conoces las principales claves para elegir, apropiadamente, una agencia de comunicación ¡no lo dudes! Contar con un buen partner que te ofrezca su asesoramiento, basado en conocimiento y experiencia, será un activo fundamental para tu marca.
