Episodio 29: Aspectos clave para organizar un buen evento presencial. Parte 2: Lo que nunca debes olvidar

Tras desarrollar la conceptualización de un evento, llega el momento de concretar todos los detalles y de comenzar con la organización.

En este episodio de Píldoras de Comunicación analizamos los aspectos básicos más relevantes en todo evento de éxito. Sin embargo, las posibilidades de los eventos son casi infinitas, por lo que cada planificación depende de las características de los eventos de manera individual; sus objetivos, asistentes y mensajes a difundir.

 

TRANSCRIPCIÓN DEL EPISODIO:

En el anterior episodio de Píldoras de Comunicación, hablábamos de la fase previa a la organización de un evento; la conceptualización del mismo, necesaria para dar coherencia a todo el desarrollo narrativo, sus aspectos visuales y la experiencia final.

Una vez que tenemos claros todos los aspectos anteriores, llega el momento de concretarlos. Las posibilidades de un evento son casi infinitas, por lo que, en este episodio, me voy a ceñir a los aspectos básicos a los que ningún evento debe renunciar.

En primer lugar, voy a hablar de la ubicación. La sede del evento puede llegar a ser, sin duda, una de las claves del éxito y su elección depende de múltiples condicionantes como la capacidad de las salas, la situación geográfica, que sea un lugar convencional, como una sala de hotel (aunque hay hoteles muy diversos y con todo tipo de salas) o que sea un lugar especial, original o relevante por alguna de sus características. La oferta es muy amplia pero la elección debe cumplir algunas condiciones importantes.

Por un lado, aunque parezca algo evidente, el sitio elegido debe tener espacio suficiente para todas las actividades, teniendo en cuenta el número de personas, el tipo de montaje, el espacio necesario para escenografía, medios audiovisuales, etc.

Además, las características de sus instalaciones, accesibilidad, estilo y decoración, etc. deben ser coherentes con el propósito y los valores de la marca. Hay que tener en cuenta que la elección de la ubicación de un evento comunica, por sí misma, un mensaje: no sería muy coherente que una organización sin ánimo de lucro, por ejemplo, organizase un evento un hotel cinco estrellas gran lujo. Por último, su ubicación puede condicionar la necesidad de facilitar desplazamientos para los asistentes y es algo a tener en cuenta y, por supuesto, el presupuesto disponible, ya que las posibles sedes son tan variadas que la inversión necesaria también puede adaptarse a todo tipo de costes.

Otro aspecto muy relevante es el gastronómico. En muchas ocasiones, un gran evento puede quedar deslucido por una mala elección del catering o del menú. Es necesario decidir si se requiere ofrecer una copa de bienvenida, si es más adecuado un cocktail de pie, un menú tipo banquete, una opción buffet, o simplemente ninguna de estas opciones.

Todo depende de las características del evento, de sus objetivos, el horario, el tipo de público que asistirá y las actividades previstas. Siempre hay que tener muy en cuenta la posibilidad de que haya personas con necesidades diferentes en cuanto a los alimentos: ya sean alérgicos, veganos, etc. y, por supuesto, la calidad y cantidad del menú seleccionado. Siempre es preferible, por ejemplo, no servir jamón a ofrecer un jamón de baja calidad. Como decía anteriormente, esta es una de las cuestiones que pueden decantar la opinión de los invitados sobre el evento y la opción gastronómica elegida, transmite también, un mensaje sobre el propio organizador.

Los aspectos visuales y técnicos del evento también deben cuidarse especialmente. La escenografía, basada en la imagen y los mensajes que se desea transmitir; unos medios audiovisuales de calidad, que faciliten la visibilidad y un sonido perfecto, así como unos elementos decorativos que creen un ambiente adecuado; impactante, si es necesario, que envuelva adecuadamente a los invitados, son aspectos en los que no conviene escatimar, ya que, al fin y al cabo, están transmitiendo una determinada imagen sobre la marca.

Todo depende de la envergadura del evento. Lógicamente requerirán un mayor o menor despliegue en función de las salas elegidas y de las presentaciones, vídeos e imágenes que se quieren proyectar.

En ocasiones, se produce la circunstancia de que los medios audiovisuales y la escenografía son muy adecuados, pero la calidad de los vídeos y las presentaciones no está a la altura. Por ello, es muy importante poner estos aspectos en manos de profesionales, que asesoren sobre las características que deben cumplir, para que todo se visualice correctamente.

Dependiendo del objetivo de cada evento y de su público, habrá que plantear un programa de contenidos que aporte valor y dichos contenidos tienen que ofrecerse en el formato adecuado.

Las opciones son muchas: desde unas simples ponencias a cargo de speakers internos o con la opción de algún ponente especial externo; actividades de entretenimiento con actuaciones de todo tipo, ya sean musicales o a cargo de algún artista invitado o la posibilidad de actividades participativas como workshops temáticos, team building, gamificación, votaciones o encuestas, concursos y opciones tecnológicas mediante realidad virtual, realidad aumentada, hologramas… las posibilidades son muy variadas y todas ellas requieren la contratación de servicios profesionales adecuados, planificación e infraestructuras adaptadas a cada una de ellas, en función de las necesidades técnicas que requieran en cada caso.

Todo ello debe estar bien planificado para coordinar adecuadamente la logística previa, transportes, tiempos necesarios de montaje y desmontaje… y por supuesto, hay que contar con una escaleta o un guion bien construido, para que el programa del evento se desarrolle de forma apropiada, cumpliendo los horarios previstos.

Teniendo en cuenta todas las actividades y la programación, también será necesario contratar los servicios de personal adecuados: azafatas, seguridad, limpieza, personal técnico, etc.

La convocatoria o invitación a los asistentes y la secretaría técnica también debe ser cuidada especialmente. Los públicos a tener en cuenta son diversos, ya que por un lado, estarán los invitados principales, ya sea personal de la propia empresa, en caso de eventos internos, clientes o colaboradores, pero, también, puede ser requerida la presencia de autoridades diversas, algo que suele ser muy habitual en el caso de la inauguración de determinadas infraestructuras o instalaciones o la convocatoria de medios de comunicación, si el evento y su temática lo requieren por su relevancia.

La invitación puede enviarse de forma física, aunque suele ser cada vez menos habitual, pero puede ser una opción llamativa en el caso de que dicho envío incluya algún elemento original o un teaser para crear expectativa, lo cual puede ser muy efectivo en el caso de eventos con un enfoque promocional, presentaciones de productos o servicios, etc.

Hoy en día lo más normal es enviar la invitación por mail y asociar dicha invitación a la confirmación a través de plataformas específicas que facilitan, además, la acreditación y control de acceso una vez iniciado el evento, de forma digital y muy ágil.

Otro tratamiento específico requiere la invitación a las autoridades, que suele realizarse a través de los servicios de protocolo de las propias instituciones, quienes gestionan la convocatoria y su aceptación, así como el desarrollo de la presencia de las autoridades en el propio evento, cuestiones de seguridad, protocolo, etc.

En cuanto a la prensa, lo habitual es invitar a los periodistas seleccionados vía mail, haciendo un seguimiento personalizado y atendiendo a sus necesidades informativas y técnicas, por ejemplo, en el caso de la radio y la televisión.

Cuando se trata de evento abiertos al público en general o a un colectivo específico, pero no de forma personalizada, será necesario difundir y publicitar el evento correctamente, mediante acciones publicitarias a través de los canales apropiados para llegar a esos públicos. Eso requiere una planificación concreta de medios, en la que no nos vamos a detener, porque requiere un tratamiento específico, que no es el objetivo de este episodio.

Hay muchos otros aspectos posibles a tener en cuenta en un evento porque, como decíamos anteriormente, las posibilidades son casi infinitas. En este episodio hemos hecho referencia a algunas de las claves más habituales y relevantes, sin excluir otras necesidades concretas que dependen de cada evento.

Lo fundamental es contar con el asesoramiento y colaboración de profesionales y equipos especializados, siempre que sea necesario, ya que con su experiencia facilitarán que el evento se desarrolle con éxito.

Espero que estas recomendaciones te resulten útiles a la hora de organizar tu evento. Te espero en el próximo episodio y si te surge cualquier duda o quieres consultar algún aspecto adicional sobre la organización de eventos, estamos a tu disposición en avancecomunicacion.com, a través de nuestra sección de contacto. ¡Hasta el próximo episodio!

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