La enorme crisis sufrida por el sector de los eventos presenciales, entre otros, durante el periodo de la pandemia de la Covid-19, tuvo como contrapartida un florecimiento de los eventos online. En ese periodo, multitud de plataformas específicas y herramientas como Zoom, vivieron una explosión, que hacía prever que los eventos online habían llegado para quedarse, en detrimento de la presencialidad.
Sin embargo, afortunadamente, no fue así. Los eventos presenciales han vuelto con enorme fuerza, conviviendo en armonía con eventos online e híbridos.
Lo que sí ha ocurrido es que los eventos se han especializado y mientras los eventos digitales se eligen para webinars, formaciones, reuniones corporativas, ponencias y charlas especializadas, entre otros, los eventos presenciales son mayoritarios en el caso de convenciones, congresos, inauguraciones, entregas de premios, etc. La presencialidad o la digitalización se eligen en función del valor que pueden aportar según el evento y sus objetivos.
Ventajas e inconvenientes de los eventos online
Sin duda, todo tiene sus pros y sus contras. Los eventos online son, sin duda, muy interesantes e ideales cuando se produce alguna de estas circunstancias:
- Alcance. Cuando el alcance es prioritario, sin duda elegir la opción digital es un acuerdo, ya que los eventos presenciales son accesibles globalmente sin necesidad de viajar: es posible llegar a muchas más personas, sin incremento de costes, lo cual supone que los eventos online son mucho más escalables que los presenciales.
- Costes. Por su enorme escalabilidad y por el ahorro en costes como viajes, hoteles o catering, los eventos online son más económicos, en general, que los eventos presenciales. Sin embargo, todo depende del despliegue tecnológico que se requiera, por supuesto: si hablamos de platós virtuales, realidad aumentada, sistemas holográficos, etc. el coste puede ser mucho más alto que una escenografía convencional.
- Tecnología. Sin duda, en los eventos online, las posibilidades de introducir elementos tecnológicos, efectos virtuales impactantes, personalización virtual, acceso a contenidos multimedia, etc. es mucho mayor.
- Medición. En conexión con el punto anterior, la facilidad para recolectar y analizar datos de participación, interacción, opiniones, etc. es mayor, por lo que la medición de todos los KPI´s y objetivos fijados para el evento es mucho más sencilla, gracias a la tecnología.
- Sostenibilidad. Es evidente que los eventos online tienen un menor impacto medioambiental que los presenciales. El hecho de reducir al mínimo viajes y recursos físico y energéticos hace que los eventos online siempre sean más sostenibles.
Sin embargo, los eventos online tienen también importantes inconvenientes.
- Interacción. La interacción en los eventos online es de menor calidad que en los presenciales, debido a la distancia física y al aislamiento a pesar de estar conectados a través de una pantalla. La inteligencia y la creatividad colectivas son mucho más difíciles de aprovechar.
- Compromiso. El compromiso en los eventos online es mucho menor, ya que es tan fácil conectarse, como desconectarse. De hecho, es posible mantener la cámara cerrada y hacer otras cosas mientras se ve o se escucha de fondo. Al no realizarse en un entorno controlado, las posibilidades de distracción son muy grandes.
- Seguridad. Uno de los grandes inconvenientes de los eventos online es la dependencia de la tecnología y, por tanto, el hecho de que puedan producirse problemas técnicos o de conexión, además de riesgos de seguridad cibernética y control y protección de datos.
- Experiencia. En los eventos online la experiencia inmersiva y sensorial no es completa, puesto que el evento no puede disfrutarse, en ningún caso, con los cinco sentidos y se basa, fundamentalmente, en la vista y el oído.
- Impacto. El impacto de los eventos online es mucho menor, tanto desde el punto de vista de la personalización física, como desde el punto de vista del recuerdo y de la notoriedad de la marca.
Ventajas e inconvenientes de los eventos presenciales
Como si fuesen la auténtica cara y cruz de una misma moneda. Las ventajas de los eventos online se convierten en inconvenientes de los eventos presenciales y viceversa.
- Los eventos online tienen menor alcance y siempre tienen un acceso limitado a un determinado número de personas, por amplio que sea. Esto se puede solventar mediante la retransmisión en streaming, pero con asistentes virtuales que solo serán espectadores.
- Los costes pueden ser mayores, derivados de viajes, alojamientos, gastronomía, etc.
- Actualmente la aplicación de tecnología como la IA a los eventos presenciales se limita a la etapa previa de invitación, registro y seguimiento de asistentes y a algunas opciones de análisis del comportamiento y medición.
- La medición en los eventos presenciales es más compleja y, prácticamente, se limita al control del número de asistentes, dependiendo otro tipo de mediciones de la voluntad del público.
- Los eventos presenciales son menos sostenibles, en general, aunque hoy en día pueden ponerse en marcha prácticas de medición, control y compensación de emisiones, uso de materiales reciclados, reciclado de residuos, etc.
Sin embargo, los eventos presenciales tienen enormes ventajas.
- Networking de alta calidad. La presencialidad fomenta interacciones y relaciones personales más profundas y enriquecedoras.
- Compromiso y atención. Los eventos presenciales consiguen mayor compromiso y atención por parte de los asistentes, ya que, si llegan a estar presentes y a invertir el tiempo y, en ocasiones, dinero necesario para ello, es porque están verdaderamente interesados.
- Demostraciones impactantes de productos. La presencialidad permite hacer demostraciones de producto mucho más impactantes, ofreciendo a los asistentes la posibilidad de probar en vivo.
- Experiencia sensorial y memorable. La presencialidad permite disfrutar el evento con los cinco sentidos. Eso permite al organizador ofrecer experiencias inolvidables para cada uno de ellos, fomentando un mayor impacto y recuerdo en los asistentes.
- Personalización de espacios y experiencias. Hay espacios físicos de todo tipo, que, la mayor parte de las veces, pueden ser personalizados de formas diversas y muy creativas para impactar al asistente.
Una vez que conoces todas las ventajas y los inconvenientes de los eventos presenciales y los eventos online, solo tienes que analizar cuál se adapta mejor a tus eventos, a tus objetivos y a tus públicos.
