Actualmente, en el mundo de las marcas, los eventos corporativos tienen un papel importante en la estrategia de comunicación y marketing de cualquier empresa. Los responsables de comunicación se enfrentan a la decisión de organizarlos internamente o recurrir a la externalización de eventos, con agencias especializadas. Esta decisión no es menor, dado que de ella dependen tanto el éxito del evento, como la optimización de recursos dentro de la empresa.
La externalización de los eventos es, en muchas ocasiones, una decisión condicionada por los recursos de la empresa: organizar un evento requiere mucho tiempo y conocimiento y no siempre está disponible internamente. Contar con un departamento interno especializado requiere también tiempo e inversión y solo es rentable cuando la empresa tiene muchos eventos a lo largo del año.
En ocasiones, a algunos responsables de las marcas les da cierto miedo externalizar, puesto que los eventos son acciones que requieren inversiones importantes y prefieren no “arriesgar”, aunque el auténtico riesgo es que el evento no se realice correctamente, no cumpla sus objetivos, etc.
Por todo ello, hoy en día se pueden encontrar todo tipo de opciones: empresas que organizan sus eventos internamente, empresas que los externalizan, empresas que utilizan un sistema mixto, en función de cada objetivo y empresas que organizan sus eventos, pero que recurren a las agencias para partes concretas.
Ventajas de Externalizar la Organización de Eventos
- Contar con profesionales expertos: Las agencias de eventos aportan un nivel de profesionalidad y experiencia acumulada que es difícil de replicar internamente, sin una inversión importante en personal y formación. Estos profesionales no solo están al tanto de las últimas tendencias en eventos, sino que también poseen habilidades específicas en áreas como la negociación con proveedores, logística de eventos, marketing y tecnologías emergentes, que pueden enriquecer el evento.
- Ahorrar tiempo: La organización de un evento consume mucho tiempo, desde la planificación inicial hasta la ejecución y el análisis posterior. Externalizar esta tarea permite a los responsables de comunicación centrarse en sus prioridades principales, sin desviar recursos clave de sus actividades.
- Acceso a redes y recursos exclusivos: Las agencias de eventos suelen tener relaciones consolidadas con proveedores, venues y otros profesionales del sector. Esto puede traducirse en mejoras significativas en términos de costos, accesibilidad a lugares exclusivos y tecnologías de última generación.
- Gestión de riesgos: Las agencias están preparadas para manejar todo tipo de contingencias que puedan surgir antes, durante o después de un evento. Su experiencia les permite anticipar problemas y gestionarlos eficientemente, asegurando que el evento se desarrolle sin contratiempos.
- Innovación y creatividad: Al trabajar con múltiples clientes y variados tipos de eventos, las agencias acumulan un repertorio de ideas creativas que pueden adaptar y personalizar para cada empresa, asegurando que cada evento sea único y memorable.
Desventajas de Externalizar la Organización de Eventos
Sin embargo, no nos podemos engañar: todo tiene sus pros y sus contras y hay que contarlo. Externalizar, para algunas empresas, también puede suponer que se producen desventajas que hay que poner en la balanza para tomar la decisión más apropiada.
- Menor control directo: Al pasar la responsabilidad a una tercera parte, los responsables de comunicación pueden sentir que pierden parte del control sobre el evento. Esto puede ser particularmente crítico en aspectos como el tono del evento, la selección del mensaje central y la interacción directa con los proveedores. Por eso, es crucial que la comunicación sea fluida desde el inicio y que el intercambio de información sea muy eficaz para que la agencia entienda e interiorice los objetivos, necesidades, identidad de la marca, etc.
- Costos variables: Aunque externalizar puede ahorrar tiempo, es evidente que hay un coste añadido: el trabajo de la agencia. Las agencias de eventos incluyen en sus tarifas el acceso a su experiencia, conocimiento y recursos.
- Riesgo de no alcanzar las expectativas: Si la comunicación entre la empresa y la agencia no es fluida y detallada, existe el riesgo de que el evento no refleje completamente los objetivos y la cultura de la empresa, resultando en una experiencia que no cumpla con las expectativas de la marca. Por eso es fundamental elegir bien a la agencia y entablar una relación de colaboración como socios en cada proyecto y no como simple cliente-proveedor.
- Dependencia: La externalización puede llevar a una dependencia de terceros para la organización de eventos, lo que podría ser problemático si la agencia enfrenta problemas internos o cambios en el personal. Por eso es importante elegir una agencia que cuente con los recursos apropiados y con una proyección a futuro.
- Problemas de coherencia de marca: Es esencial que la agencia comprenda profundamente la misión, visión y valores de la empresa para que estos se reflejen en el evento. Sin embargo, existe siempre el riesgo de que la interpretación de estos elementos por parte de la agencia no se alinee perfectamente con la perspectiva interna, aunque ese riesgo se minimiza por el hecho de que los responsables de la marca deben supervisar convenientemente el trabajo realizado.
La decisión de externalizar o no la organización de eventos corporativos debe tomarse considerando tanto las capacidades internas de la empresa como las exigencias y especificidades del evento en cuestión.
Es crucial seleccionar agencias que no solo ofrezcan un portfolio adecuado, sino que, también, demuestren comprensión y flexibilidad para adaptarse a la cultura y necesidades específicas de la empresa. En última instancia, una colaboración exitosa puede liberar recursos valiosos y aportar un nivel de profesionalidad y creatividad que potencie significativamente los eventos como herramienta de comunicación y marketing.
