Invitar a autoridades o cargos públicos a los eventos corporativos puede ofrecer numerosos beneficios para su visibilidad e imagen y, por ello, es crucial para la estrategia de comunicación y relaciones públicas de una empresa.
Esta presencia de cargos públicos no tiene cabida en todo tipo de eventos empresariales, aunque buscando el enfoque correcto, puede encontrarse un encaje coherente. Lo más habitual es que se invite a autoridades diversas a eventos corporativos del tipo: inauguraciones de instalaciones o infraestructuras empresariales, ceremonias o galas de entrega de premios, congresos sectoriales de especial relevancia, ferias sectoriales, etc.
Como decíamos antes, su presencia aporta importantes ventajas en términos de marca y reputación, pero vamos a concretar más, cuáles son esos beneficios.
Ventajas de la presencia de autoridades en eventos corporativos
Legitimación del evento: La presencia de autoridades en los eventos empresariales, aumenta la credibilidad y el prestigio del evento, lo que puede atraer a una mayor audiencia y garantizar la presencia de los invitados o, incluso, atraer la participación de ciertos patrocinadores, ponentes, etc.
Mejora de las relaciones institucionales: Establecer o fortalecer relaciones con el sector público puede abrir puertas a futuras colaboraciones, proyectos y apoyos institucionales. Este tipo de invitaciones estrechan los lazos entre las marcas y la administración pública.
Atracción de medios: Los cargos públicos, dependiendo de su rango, suelen atraer la atención de los medios de comunicación, lo que garantiza una mayor cobertura mediática del evento y beneficiando la visibilidad de la empresa. Medios de tipo generalista o económico a los que es más complejo atraer, pueden acudir al evento si el cargo público es suficientemente relevante.
Influencia en el sector: La participación de figuras públicas en los eventos corporativos de las empresas puede influir positivamente en la percepción del sector, posicionando a la marca como un referente y un líder dentro del mercado en el que opera.
Networking estratégico: El hecho de que autoridades de diverso rango accedan a participar o asistir a un evento corporativo, facilita la creación de redes de contacto de alto nivel, permitiendo, tanto a los asistentes, como a la propia empresa, conectar con decisores y líderes de opinión.
Impulso de la marca: La asociación de la marca con figuras de autoridad, dependiendo de su rango y su imagen pública, puede reforzar la relevancia y la notoriedad de la propia marca y añadir un mayor valor implícito a la misma.
Perspectiva de políticas públicas: Los cargos públicos pueden ofrecer en los eventos contenidos e información valiosa sobre tendencias en políticas y regulaciones futuras que podrían afectar a la industria o al sector, puesto que siempre suelen tener un espacio para intervenir y dirigirse al público, dentro del programa del evento.
Respuesta Directa: La presencia de políticos o cargos públicos en los eventos corporativos brinda la oportunidad para que la comunidad empresarial plantee preocupaciones y problemas a las administraciones y obtenga respuestas, directamente, de los responsables de la toma de decisiones.
Responsabilidad social corporativa: A través de la invitación a figuras públicas relevantes, la marca muestra el compromiso de la empresa con temas sociales o comunitarios importantes que estén alineados, tanto con la propia marca, como con la labor habitual del invitado.
¿Cómo realizar una invitación correcta a cargos públicos o autoridades?
El primer paso y fundamental es contactar con los departamentos de comunicación y/o protocolo de Administración para la que trabajan, ya que los profesionales de dichos departamentos pueden indicar la forma concreta en la que se tiene que cursar la invitación y la documentación (si procede) necesaria.
Suele ser habitual que el equipo del cargo invitado quiera conocer previamente la sede del evento y todas las características del mismo o, incluso, que lleguen a tomarse medidas de seguridad excepcionales si se trata de un cargo de especial relevancia.
Una vez confirmada la asistencia, es importante tener en cuenta el protocolo más apropiado en función del tipo de evento y, sobre todo, del resto de autoridades invitadas y confirmadas, ya que tendrán un determinado orden de precedencias, según el protocolo oficial.
En conclusión, incluir a autoridades en los eventos no solo enriquece el programa, sino que, también, amplifica el impacto del evento, tanto para los objetivos internos de la empresa, como para su posicionamiento externo en la comunidad y el sector, así que puede llegar especialmente importante.