La cancelación del Mobile World Congress de Barcelona a principios de febrero del año pasado fue una de las primeras señales que nos llevaban a pensar en lo incierto de los eventos corporativos en la época post COVID-19. Las medidas sanitarias estrictas, la necesidad de distanciamiento social y el miedo al contagio hacen que estés obligado a repensar tus estrategias.
Organización de eventos en la era post COVID-19
Aunque sea posible optar por actos en vivo y en directo, las medidas de seguridad y la incertidumbre siempre pondrán el riesgo el éxito de tu convocatoria. Si quieres reunirte en un entorno físico, asegúrate de que cuentas con todas las medidas para garantizar un encuentro seguro y comunícaselas a los invitados en la misma invitación… No obstante, e independientemente de las medidas sanitarias tomadas, siempre existe riesgo de cancelación.
Por eso en los últimos meses están teniendo gran repercusión los eventos online. Son asequibles, seguros, y la multitud de opciones existentes hacen que casi cualquier tipo de acto que hubieras planeado pueda tener una contrapartida virtual solvente y que cumpla con los mismos objetivos.
Consejos para organizar un evento online
Una alternativa que se está imponiendo frente a los actos presenciales tradicionales es la organización de eventos online. Y no es para menos: son la forma ideal de hacer llegar tu producto o servicio de forma segura a los asistentes. No obstante, antes de lanzarte a trabajar es aconsejable que tengas en cuenta varios aspectos.
Qué tipo de evento quieres organizar
Hay actos, como las presentaciones de productos, las formaciones a clientes o los seminarios, que son muy compatibles con un formato virtual. Sin embargo, si tu objetivo es algún tipo de evento para estrechar lazos, como los desayunos o comidas de negocio o los eventos corporativos, te va a costar reproducir el ambiente físico en un entorno 2.0. Tendrás que ser creativo.
Qué información quieres transmitir
Lo que vayas a contar es fundamental para elegir el formato y los soportes complementarios en la organización de actos virtuales. Si, por ejemplo, es una presentación a prensa de un producto y vas a lanzar mucha información técnica, deberás facilitar un dossier digital con toda la información o crear un repositorio al que acceder después para mejorar la experiencia de los asistentes.
Quiénes van a asistir al acto
Según la cantidad de personas que vayan a acudir, vas a poder elegir entre una gran variedad de opciones. De eventos participativos por Zoom a retransmisiones en directo, las alternativas son casi ilimitadas. Piensa muy bien cuál quieres que sea la dinámica, y ten en cuenta tus recursos tecnológicos. ¡Seguro que encontrarás un soporte adecuado!
Plataformas para eventos online
Precisamente es en los soportes donde vas a encontrar una mayor variedad. Puedes optar por un acto masivo en directo a través de retransmisiones en directo por las redes sociales, como Instagram Live o Twitch. También puedes plantear un evento interactivo con Google Hangouts o Zoom.
Cada uno de estos sistemas te ofrece unas características diferentes, lo que los hace adecuados para distintos tipos de contenido y audiencia. Además, en la actualidad se están desarrollando más opciones continuamente, por lo que encontrarás fácilmente un soporte adecuado.
¿Debo organizar un webinar?
Un webinar o seminario online será perfecto si lo que buscas es lanzar contenido informativo de forma unidireccional. En él podrás explicar detalles técnicos de tu producto o mostrar sus usos y aplicaciones en un determinado contexto.
Son ideales para darte a conocer, porque te permiten explicar en profundidad un producto o área de tu negocio con importancia estratégica. No son sesiones puramente comerciales, pero podrás poner el foco en las ventajas que ofrece tu empresa.
¿Qué es unas masterclass?
Por su parte, las masterclass son impartidas por un ponente de gran reconocimiento y prestigio en el sector. Este tipo de eventos dan información en profundidad sobre el tema a tratar, por lo que exigen que los usuarios cuenten con cierto nivel.
Se trataría, por ejemplo, de una sesión con Ferrán Adriá hablando de la aplicación de tus enseres a la cocina molecular. Este tipo de actos brindan gran valor añadido a sus asistentes, que obtendrán información de calidad de manos de un referente.
Seguridad y virtualización son la clave
En definitiva, el futuro de los eventos corporativos en época post COVID-19 va a estar estrechamente ligado a la seguridad y a la virtualización. Adaptando su contenido y estructura a tus necesidades, conseguirás crear convocatorias exitosas.
