La importancia de la comunicación externa con proveedores

comunicación con proveedores

Uno de los factores fundamentales para que tu negocio funcione adecuadamente es la comunicación externa con tus proveedores. A continuación te explicamos por qué es tan importante tener una buena relación con estos profesionales, así como las técnicas para conseguir desarrollar un servicio óptimo entre las empresas que te proveen de los productos o servicios necesarios y tu empresa.

La importancia de una buena comunicación con proveedores

Cualquier proceso de negocio con movimiento de mercancías o servicios suele disponer de un departamento de ventas que se centre en conseguir buenos resultados. A la vez, estos estarán ligados a servicios vinculados con proveedores, piezas fundamentales en la cadena de suministro. Posiblemente tu empresa no tendría un buen funcionamiento en gestiones de ventas, si tu relación con estos profesionales no estuviera a la altura de las circunstancias.

Claramente, una buena comunicación externa con proveedores mejorará la calidad de tu empresa y sus productos o servicios, y la imagen de la marca se posicionará entre las más valoradas por tus clientes. Por ello, no debes olvidar que los tres pilares esenciales que sustentan una buena comunicación están basados en compatibilidad, confianza y transparencia.

Haremos un hincapié en la confianza, que es crítica en cualquier proceso de relación de negocios. Piensa que ambas partes os beneficiaréis y que mantener una libertad de acción, siempre cumpliendo con los acuerdos pactados en tiempo y realizando un visible esfuerzo por ambas partes, afianzará la relación laboral.

Un entendimiento incompleto nunca permitirá solucionar eficazmente los problemas que surjan, por ejemplo, a la hora de servir un producto en el tiempo acordado. Por ello la comunicación tiene carácter esencial en tu vínculo con cualquier distribuidor de mercancía, debiendo estar bien definida y estructurada para que el rendimiento de tu producción no disminuya y, por el contrario, impacte positivamente en el desempeño de ambas partes.

Si construyes una relación sólida en tu negocio, será mucho más fácil alcanzar el éxito. Piensa que tú, como cliente, apoyas a la empresa del proveedor y este contribuye a que el funcionamiento de la tuya sea de calidad.

¿Cómo desarrollar una óptima comunicación con los proveedores?

Es realmente importante que tengas en cuenta una serie de pautas para que contribuyas a la creación de unos canales de comunicación transparentes y concisos con cualquier proveedor que trabajes.

En primer lugar, debes ser claro en la explicación de los objetivos y las perspectivas que deseas para tu empresa. Si explicas tus necesidades empresariales y das a conocer ​las características de tu empresa, como el calendario de entregas o la capacidad de almacenamiento que tienes en tus almacenes, los proveedores tendrán la información suficiente para anticiparse a cualquier situación imprevista.

También es muy importante que cuides tu lenguaje y mantengas siempre un tono adecuado para dirigirte a estos profesionales. Si eres cortés y honesto, estamos convencidos de que ganarás muchos puntos y conseguiréis fijar unos estándares de calidad idóneos para tu actividad laboral.

Ante cualquier duda que tengas sobre el servicio prestado, es preferible que demuestres tu interés y, reconociendo la experiencia de los proveedores, pidas información sobre cómo pueden solucionarla. Te recomendamos que nunca presiones a los proveedores para que den respuestas inmediatas. Por ejemplo, si no estás contento con la forma de manejar un pedido, es lógico que quieras decírselo a tu distribuidor, pero no debes exigir, sino solicitar pausadamente aclaraciones.

Por otra parte, también es conveniente que refuerces su predisposición hacia ti mediante un lenguaje positivo. Si hay productos o servicios que hayan impactado en los resultados de tu negocio, no está de más que hables con ellos y les reconozcas su labor.​

También es importante que tengas en cuenta las nuevas tecnologías para consolidar una buena relación entre ambos. Como cliente, podrás tener el control de todos los procesos pendientes y gestionar adecuadamente los posibles riesgos a los que pudieras enfrentarte. Por ejemplo, con estos innovadores programas informáticos podrás conocer el estado de los pedidos, en qué fecha se entregará y las posibles incidencias que hayan aparecido.

Como has podido ver, la comunicación externa con tus proveedores debe ser clara y concisa, para optimizar el rendimiento de tu producción y debe basarse en la empatía, honestidad y respeto. Con las pautas que te hemos dado podrás construir un canal de comunicación corporativa eficaz, con resultados positivos, incluso cuando se interpongan obstáculos.

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