Se habla muchísimo de eventos sostenibles, pero no se habla casi nada de eventos adaptados para personas con capacidades diversas.
Un evento sostenible es aquel que es respetuoso con el medioambiente, en el que se utilizan materiales reciclables o reciclados, cuando se hace compensación de emisiones, aprovechamiento de alimentos, uso de energías limpias, etc. Pero, si uno solo de los asistentes tiene un problema de accesibilidad a lo largo del evento, habrá fracasado.
Cualquier evento requiere estar atentos a múltiples detalles diferentes; en el caso de un evento adaptado, esos detalles se multiplican y se convierten en cuestiones de vital trascendencia para que sea realmente exitoso.
Accesibilidad
Esto es, por supuesto, vital. La sede del evento tiene que ser totalmente accesible, así como el alojamiento, en caso de ser necesario. Accesos sin escaleras, puertas anchas, ascensores del tamaño adecuado, braille en las teclas de los pisos y en todos los lugares que sea necesario, así como sonido que indique la planta, baños adaptados…
Todos estos detalles deben ser supervisados convenientemente y, además, aplicarlos también al montaje y la escenografía, colocando una tarima de escenario con acceso de rampa y no de escalones, por ejemplo, con la altura y la inclinación adecuada o un atril regulable en altura.
A esto se une que el lugar elegido cuente con transporte accesible para llegar hasta allí, que los vehículos puedan llegar hasta la zona de entrada y estacionarse, etc.
Comunicación clara y adaptada
Las comunicaciones, tanto las previas, como la comunicación durante el evento deben ser accesibles y estar adaptadas.
Mensajes escritos, en braille y en audio, en todos los materiales, especialmente en la señalética y en la documentación a entregar y, por supuesto, durante la celebración. Será necesario contar con intérpretes de signos, los suficientes para toda la duración del evento y sus diferentes actividades, vídeos subtitulados e, incluso, traductor de audio a texto para que las intervenciones, ponencias y discursos puedan ser transcritos a texto en directo y proyectados en pantalla. Hoy en día esto es posible gracias a la Inteligencia Artificial: existen diversas aplicaciones que facilitan la transcripción de audio a texto.
Personal auxiliar
Además del personal habitual en un evento, como pueden ser las azafatas, el personal de seguridad, etc. hay que tener en cuenta que puede ser necesario contar con personal asistente, que pueda ayudar a los participantes con discapacidad, durante el evento, ya sea para moverse, durante las comidas, en las diversas sesiones, etc.
Tecnología aplicada
Como decíamos anteriormente, la IA ya es, hoy en día, una aliada importante a la hora de desarrollar ciertas tareas como la transcripción de audio a texto, por ejemplo. Otra tecnología específica es el bucle magnético para las personas sordas, que es un sistema por el cual el sonido se transforma en un campo magnético, captado por los audífonos.
Programación flexible
El programa del evento debe estar pensado para que los asistentes con capacidades diversas pueden desenvolverse con facilidad y tiempo suficiente para que las actividades se desarrollen con comodidad.
Otros detalles importantes
El momento del catering, que es un espacio de relax, conversaciones y networking, puede convertirse en una experiencia poco grata si no se tienen en cuenta las necesidades alimentarias de los asistentes, la altura de las mesas (en el caso de las mesas de apoyo para cocktails, por ejemplo, que suelen ser altas).
Medición y resultados
En todos los eventos es importante medir, pedir opinión a los asistentes y sacar conclusiones, pero, en el caso de los eventos adaptados, es aún más trascendental, si cabe, ya que es necesario implementar una mejora continua, aprender de los posibles fallos y subsanarlos.
Los eventos adaptados y accesibles mejoran la imagen de las marcas, porque demuestra su compromiso, pero, además, dan visibilidad a los problemas cotidianos que viven las personas con capacidades diversas, por lo que deben ser, siempre, tenidos en cuenta.
