Llevar a cabo un evento corporativo es siempre un proyecto muy exigente y retador, en el que hay que plantearse si contratar una agencia de organización de evento o realizarlo internamente.
Algunas empresas, por temor a incrementar los costes y a perder el control de sus propios eventos, prefieren organizarlos internamente, aunque a costa de sobrecargas de trabajo importantes. Otras, prefieren contar con profesionales externos que les asesoren y les aporten su conocimiento y experiencia.
Las ventajas de la externalización son claras:
- Poder contar con la experiencia de profesionales que organizan todo tipo de eventos de diversos tipos de empresas y sectores
- Una visión más amplia de las opciones existentes en el mercado, para poder elegir las más adecuadas, dependiendo de los objetivos del evento.
- Un ahorro de tiempo y recursos, que pueden dedicarse a otras funciones y objetivos.
Por el contrario, en ocasiones, los responsables de las marcas pueden sentirse inseguros a la hora de poner un proyecto como un evento, sobre todo cuando se trata de un evento de gran volumen o complejidad, en manos de un tercero.
Entonces ¿Qué hay que tener en cuenta para contratar a una agencia de organización de eventos?
Las cinco claves para elegir a tu agencia de eventos
Hay muchos factores que se pueden tener presentes en el momento de seleccionar y contratar a una agencia de eventos, algunos objetivos y otros marcadamente subjetivos.
El coste, el modo en el que se presenta la propuesta, la conexión entre las personas implicadas en el proyecto, la calidad de las opciones y si están bien alineadas con los objetivos, etc.
Sin embargo, hay 5 claves que son fundamentales para tener mayor claridad a la hora de elegir.
Experiencia y trayectoria
Si conoces o tienes referencias de esa agencia, evidentemente, la decisión es más sencilla, pero, en muchas ocasiones, no la vas a conocer, por lo que es completamente necesario que hagas una labor de investigación sobre su experiencia y su historial de eventos de éxito.
Ojo, que esto no es infalible y no siempre nos va a mostrar, de forma clara, la forma de trabajar de la agencia. Esto solo te servirá para tener una primera impresión, pero lo más importante es conocer personalmente a sus responsables y preguntar hasta la saciedad. Nunca pidas una propuesta, sin más, solo para comparar.
Personalización
Cada evento de empresa es único y, por tanto, sus objetivos también. La agencia debe ser capaz de adaptarse a ellos, entenderlos en profundidad y, también, comprender e interiorizar la cultura de la empresa.
Si antes te decíamos que debes conocer a los responsables de la empresa y hacerles preguntas, en este caso te decimos lo contrario: atiende con atención a las preguntas que ellos te hacen, porque te van a dar muchas pistas sobre su dominio de los eventos. Si no te hacen suficientes preguntas sobre los objetivos, los públicos y la marca en sí… no vamos bien.
Recursos suficientes
Una agencia de eventos eficaz suele tener una red de proveedores y recursos habituales para sus eventos y, además, tiene la agilidad para prospectar el mercado, en busca de las opciones más adecuadas. Debes asegurarte de que esto es así y que no se limitan a ofrecer servicios estándar, de forma similar, a todos los clientes.
Presupuestos transparentes
El control de los costes es uno de los grandes retos en los eventos corporativos, sobre todo, porque los presupuestos, en muchas ocasiones, deben estirarse hasta la saciedad. Valora que los presupuestos sean detallados, claros y flexibles, evitando cualquier tipo de coste oculto.
Comunicación y coordinación eficiente
Una buena comunicación es imprescindible para poder desarrollar un evento correctamente. La comunicación debe ser fluida entre cliente, agencia y proveedores, para que no se escape ningún detalle y todo funcione como un reloj.
Teniendo en cuenta estos factores y, por supuesto, tu experiencia y tu intuición, será mucho más sencillo llegar a encontrar la agencia perfecta para tu proyecto. Sin duda, si encuentras el mejor colaborador, la inversión estará totalmente justificada y amortizada.
