TRANSCRIPCIÓN PODCAST EPISODIO 14: Cómo organizar un encuentro o evento con periodistas, con éxito

Los encuentros con periodistas y los eventos específicos para prensa suelen ser de gran utilidad para conseguir una presencia interesante en los medios de comunicación. Además, la reciente expansión de todo tipo de eventos online ha hecho que, además de los eventos presenciales, se hayan normalizado las ruedas de prensa y las presentaciones digitales, específicas para los profesionales de la información.

Sin embargo, antes de convocar a los periodistas para que acudan a un evento, ya sea presencial u online, hay que tener en cuenta varios factores importantes:

En primer lugar, conseguir que los periodistas asistan a un evento es complicado, porque tienen que atender muchas convocatorias, a no ser que el tema realmente tenga mucha relevancia. Por ello, es muy importante no plantearse un encuentro o evento, a no ser que la información a difundir tenga importancia real y cuando no sea suficiente con el envío de una nota de prensa o un comunicado.

En segundo lugar, cuando se convoca un evento con periodistas hay que estar muy seguro de contar con toda la información necesaria para poder responder a las preguntas de los periodistas con autoridad y relevancia suficiente, de lo contrario se proyectará una imagen de poca rigurosidad. Por supuesto, hay que estar dispuesto a responder a sus preguntas y dar la oportunidad de hacerlas. Es conocido, por ejemplo, que en ocasiones los políticos no admiten preguntas, lo cual provoca un enorme malestar en los profesionales de los medios.

En tercer lugar, cuando se convoca un evento o encuentro con periodistas, hay que tener muy en cuenta sus necesidades técnicas y estar en disposición de responder a dichas necesidades y facilitarles documentación de apoyo.

Por último, el espacio seleccionado para el evento o el encuentro con la prensa, en el caso de que sea presencial, es muy importante, ya que deberá tener los medios y el espacio apropiado para que no resulte excesivamente grande (parecería vacío) o excesivamente pequeño y, por lo tanto, incómodo.

Hay diversos tipos de encuentros o eventos con medios de comunicación, que pueden clasificarse en los siguientes tipos:

El más habitual es la rueda de prensa, que es un evento específicamente organizado para dar a conocer informaciones de especial relevancia a los medios de comunicación. Para ello se les convoca con antelación suficiente, para una fecha y hora determinada, en la que, en un espacio adecuado o mediante un sistema online, los portavoces de la compañía expondrán ante los periodistas la información que quieren dar a conocer y responden a las preguntas formuladas por los periodistas. Habitualmente es un formato formal, en el que los periodistas se sitúan físicamente frente a los portavoces, que suelen estar ubicados tras una mesa o atril.

Otro tipo de evento habitual es el desayuno o comida informativa. Es un formato más informal que la rueda de prensa, con el que se pretende acercar la empresa a los medios de comunicación y crear lazos. Se utilizaría para difundir información de interés, pero más general que la rueda de prensa, que trata sobre tema muy concretos y de total actualidad.

Por otro lado, están las visitas a instalaciones. Cuando la operativa o las instalaciones de una compañía son especialmente innovadoras, novedosas o llamativas, se pueden realizar visitas específicas para medios de comunicación, explicando su funcionamiento o sus características y realizando un recorrido por las mismas.

Algo menos habitual, aunque se produce, especialmente en el caso de grandes empresas, es el viaje de prensa. No es un formato frecuente ya que requiere mucho tiempo por parte del periodista e importantes inversiones por parte de la empresa, según cuáles sean las características del viaje. La empresa organiza y paga todos los gastos del viaje y puede incluir visitas, ruedas de prensa, desayunos y/o comidas informativas, presentaciones de servicio o producto, etc.

Además de estos formatos, organizados específicamente para los medios de comunicación, los periodistas están presentes en otro tipo de eventos variados, a los que son convocados para cubrirlos. En muchas ocasiones los periodistas son convocados para acudir a eventos públicos o corporativos como lanzamientos de producto, actos culturales, inauguraciones, entregas de premios, etc. En este caso, hay que contemplar los mismos aspectos de los que hablábamos al principio de este episodio: que el evento sea relevante, suministrar toda la información necesaria, atender a sus requerimientos técnicos y reservar un espacio apropiado para los medios.

Un aspecto muy importante de los eventos para periodistas o de la asistencia de medios a otro tipo de eventos es la convocatoria. Hay que tener en cuenta que, en el caso de eventos públicos, la presencia de representantes o personajes relevantes del ámbito social, económico o político siempre puede ser un aliciente para que los medios de comunicación asistan.

Para realizar una convocatoria a medios de comunicación de manera correcta, hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

En primer lugar, el formato de la convocatoria. Habitualmente se realiza por email, aunque también puede realizarse mediante una invitación por correo convencional, en función del tipo de evento o bien mediante un envío físico llamativo. Por ejemplo: hace algunos años, uno de los clientes de nuestra agencia patrocinó una de las películas de la saga Misión Imposible. Para invitar a los periodistas al estreno, se realizaron dos envíos físicos. Un primer envío con un tarjetón impreso con tinta especial invisible (visible con una linterna especial adjunta en el envío), en el que se especificaban los datos del evento, sin desvelar todo el contenido y un segundo envío con una caja personalizada que contenía las invitaciones oficiales y diversos elementos de merchandising.

En segundo lugar, el momento de la convocatoria. Es necesario enviar la convocatoria con suficiente antelación para que el periodista pueda reservar la fecha si le resulta de interés, a no ser que el tema sea muy urgente y relevante, en cuyo caso el plazo es menos relevante. Unos 10 días antes del evento es lo correcto, teniendo en cuenta siempre que los medios no suelen confirmar su asistencia hasta días antes o incluso el mismo día, en función de la actualidad del momento. También puede ocurrir que algunos medios acudan sin avisar previamente o confirmar su asistencia, circunstancia que debe estar prevista. Siempre es conveniente enviar un recordatorio de la convocatoria pocos días antes o el día anterior, incluso. En ocasiones se envía un primer mensaje simplemente para reservar la fecha en la agenda, lo que se conoce como Save the Date y posteriormente la convocatoria oficial.

En tercer lugar, es muy relevante la información que se incluye de la convocatoria. La convocatoria debe incluir todos los datos importantes para que el periodista pueda valorar su asistencia al evento: fecha, lugar (incluso un plano o indicaciones específicas para llegar, transporte público, etc.), hora, duración, motivo del evento y contenido, personas que intervendrán, contacto para confirmar asistencia y datos a aportar, etc. Cuando hablamos de contenido, no debemos desvelar la información más relevante, es decir la que se va a difundir en el evento, ya que eso haría que los periodistas no acudan.

Por último, la confirmación de la convocatoria. Lo habitual es que los periodistas interesados en asistir confirmen a través del medio habilitado para ello. Uno o dos días antes del evento puede realizarse una ronda de llamadas, especialmente a los periodistas clave, que no hayan confirmado y que tengamos especial interés en contar con su asistencia, para recordarles la convocatoria. En función de la organización del evento, su nivel de seguridad, etc. se podrá optar por enviar al periodista una acreditación específica su acceso, para lo cual tendrán que aportar ciertos datos como su DNI, por ejemplo.

Llegado el día de la convocatoria, la recepción y atención a los periodistas es crucial. En el caso de eventos presenciales, los medios suelen tener un espacio específico para su acceso, donde se les entrega documentación concreta, elaborada solo para periodistas, que puede incluir un dossier, imágenes, nota de prensa, material audiovisual, etc., además de la acreditación de prensa. Por otro lado, se les indica el espacio que tienen asignado, la ubicación de las conexiones y medios técnicos, etc. De esta manera también se puede realizar un control de los periodistas confirmados y de los que finalmente acuden.

Como decíamos en apartados anteriores, la ubicación, los medios técnicos, etc. son aspectos que hay que cuidar especialmente para facilitar el trabajo de los periodistas.

Los medios escritos necesitarán poder realizar fotografías relevantes con comodidad, por lo que suele ser útil colocar una zona de photocall (en función del tipo de evento) y determinar en qué momentos y dónde se pueden realizar las fotografías.

Las cámaras de televisión necesitan una buena ubicación, en ocasiones elevada con una tarima o similar, que facilite la captación de imágenes con comodidad, además de conexiones de sonido que garantice la calidad de la grabación o la retransmisión y las emisoras de radio necesitarán conexiones de sonido, igualmente.

También es importante que una persona se encargue de canalizar y organizar sus peticiones, ya sean preguntas, solicitudes de entrevistas, grabación de declaraciones, etc. En ocasiones, en la propia convocatoria al evento ya se ofrece la posibilidad de realizar este tipo de solicitudes, para organizar convenientemente los tiempos y espacios.

Como parte de la atención a los periodistas, está el envío de información posterior, es decir, material gráfico y audiovisual, nota de prensa, imágenes etc. Tanto a los periodistas que han asistido como a los que no lo han hecho (especialmente a estos últimos, para ampliar las posibilidades de difusión).

Dada la gran relevancia que han adquiridos los eventos digitales, no podemos dejar de hablar de las ruedas de prensa virtuales y sus características. Es una tendencia que ha llegado para quedarse y que ofrece importantes ventajas frente a las presenciales. Por un lado, son sencillas de organizar, ya que hay mucha tecnología disponible y, por supuesto, con menor coste. Por otro lado, el hecho de no tener que desplazarse y asistir físicamente, facilita a los periodistas poder optimizar su tiempo y cubrir más temas, lo cual también permite una mayor flexibilidad horaria. La facilidad para grabar la rueda de prensa desde las propias aplicaciones, permite que pueda ser distribuida a aquellos medios que no hayan podido asistir y también facilitarla a los asistentes para consultarla cuando lo necesiten, contando además con material de audio y vídeo.

Teniendo en cuenta estas ventajas, es un tipo de convocatoria con mucho futuro, puesto que permite incluir este formato dentro de los planes de comunicación con mayor facilidad, siempre que el tema lo merezca y a los periodistas les permite cubrir un mayor número de convocatorias de forma cómoda y sencilla.

Para terminar, a la hora de organizar una rueda de prensa online es necesario tener en cuenta aspectos como contar con los medios técnicos apropiados, ya sea la plataforma para su realización, un micrófono y una cámara de calidad y una conexión de red estable y con suficiente capacidad. La convocatoria deberá incluir el enlace de conexión y todos los datos necesarios para la misma, así como la estructura y organización del evento.

Llegamos al final de un nuevo episodio de Píldoras de Comunicación. Espero que te haya resultado interesante y útil y también espero encontrarte en el próximo episodio. Saludos!

 

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