TRANSCRIPCIÓN PODCAST EPISODIO 11: El nuevo ecosistema de los eventos corporativos

La definición oficial de la palabra “evento”, según la Real Academia Española es un: “suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva”. Efectivamente, el ámbito de los eventos es muy amplio y su clasificación atiende a numerosos criterios. En este episodio de Píldoras de comunicación vamos a centrarnos en los eventos de empresa o eventos corporativos y la enorme evolución que han experimentado en poco tiempo.

La pandemia provocada por el coronavirus en 2020 ha supuesto una enorme evolución. Ante la imposibilidad de realizar eventos presenciales, los eventos online se han disparado y las opciones tecnológicas se han multiplicado exponencialmente, desde plataformas para la realización de simples videollamadas, que sustituyen a las reuniones convencionales, hasta completas plataformas que permiten globalizar los eventos, a nivel internacional, integrando la tecnología más avanzada.

Una vez abierta la posibilidad de volver a los eventos presenciales, su digitalización resulta imprescindible y las opciones online han venido para quedarse y enriquecer los eventos convencionales, así como para agilizar y optimizar otro tipo de eventos.

Los eventos de empresa ya no son actos públicos o privados sin más. Son una expresión de la identidad corporativa de las marcas y, por eso, deben ser experiencias únicas e inolvidables, sea cual sea el público al que se dirigen. Por ello, al margen de la tecnología utilizada y de su carácter presencial u online, el contenido y el formato deben ser trabajados de forma muy específica y personalizada, para llegar adecuadamente a los asistentes y permanecer en su recuerdo.

Vamos a comenzar hablando de los eventos presenciales. La experiencia presencial es especial y única en cualquier evento corporativo y, en ningún caso, es sustituible por la tecnología. La tecnología, entre otras ventajas, aporta efectos visuales de gran impacto, una ampliación exponencial del alcance, pero, sin duda, no sustituye el contacto personal, ni las experiencias relacionadas con ciertos sentidos como el gusto, el olfato o el tacto.

La asistencia a eventos corporativos presenciales supone un compromiso adicional por parte de los asistentes, además de facilitar el networking y la interacción, así como las posibilidades de impacto y permanencia en su memoria, lo que ofrece un plus de efectividad de cara al cumplimiento de los objetivos de la marca.

Los formatos de los eventos presenciales han evolucionado notablemente, manteniéndose los tradicionales y dando pie a otros nuevos.

Entre los ya conocidos, estarían, por ejemplo, los eventos corporativos internos, dirigidos a los empleados en general o a áreas específicas, como puede ser el departamento comercial y sus habituales convenciones de ventas, en las que se establecen las estrategias de cara a la captación de clientes. Las reuniones departamentales, las juntas de accionistas o las celebraciones, como fiestas navideñas, jornadas de convivencia o de puertas abiertas, entregas de premios corporativos, etc. son otros ejemplos de eventos internos que se distinguen por sus objetivos y contenidos.

Siguiendo con los eventos más habituales, pero, en este caso, dirigidos a públicos externos, estos actos de marca están dirigido a proyectar la imagen y la identidad corporativa y a alcanzar a los públicos desde su propia experiencia, mediante formatos como presentaciones de producto o de marca, inauguraciones, ruedas de prensa para periodistas, formaciones, congresos, organización de premios, etc.

Dentro de los eventos tradicionales y habituales, requiere una mención especial la presencia en ferias sectoriales mediante stands, que proporcionan contacto directo con públicos sectoriales específicos. Crear una experiencia única antes, durante y después de la feria, fija la marca en la mente de los visitantes y desarrolla un vínculo que puede permanecer en el tiempo con las acciones de comunicación apropiadas.

Dos formatos novedosos, nacidos a la sombra de la tecnología con los “meetups” y los “hackatones”, que son tipos de eventos que crean tendencia.

Los meetups son encuentros informales entre un grupo de personas que comparten intereses. En estos eventos se genera un networking de alta calidad y se fomenta la conversación, el contacto e interesantes sinergias para todo tipo de temáticas. De hecho, este tipo de encuentros, ya sean presenciales u online, cuentan con la plataforma meetup.com para su organización y difusión. Aunque muchos de ellos versan sobre temáticas profesionales, su objetivo no es la venta, sino las relaciones sociales, alrededor de los intereses comunes de las personas que se reúnen.

Por otro lado, los hackatones son experiencias colaborativas, que están en auge desde hace años. Su objetivo es reunir a personas con habilidades y conocimientos específicos, para perseguir una meta común, en un periodo determinado de tiempo. En su origen están totalmente vinculados al desarrollo de software y aplicaciones y, de hecho, su nombre proviene de la combinación de las palabras maratón y hacker, aunque su evolución ha hecho que puedan tener fines económicos o sociales. Su objetivo, además de llegar a la meta común planteada es fomentar las dinámicas y el trabajo colaborativo y en equipo. La creatividad y el trabajo colaborativo pueden ser aplicados tanto a eventos presenciales como virtuales.

Sea cual sea el formato, el objetivo y el público de un evento presencial, su organización implica múltiples detalles que deben ser organizados cuidadosamente, coordinados y tenidos en cuenta para garantizar el éxito de cualquier acto público o privado. Por esta razón, recurrir a profesionales de la organización y planificación de eventos es importante, sobre todo cuando hablamos de actos que implican un alto número de participantes y actividades diversas. Un evento no es solo alquilar una sala y colocar una pantalla. La conceptualización, el desarrollo de la identidad del propio evento y el contenido, son elementos fundamentales para su efectividad.

Por otro lado, al margen de la organización específica del evento, es necesario cuidar su difusión y promoción. Desde el envío de una simple invitación o convocatoria hasta acciones como la promoción en RRSS, la difusión en medios de comunicación, etc. es importante planificar y desarrollar de forma específica las acciones a desarrollar antes, durante y después del evento para ampliar su conocimiento, repercusión y su recuerdo.

En este sentido y, en función del tipo de evento, la presencia de celebridades, autoridades y personajes de diversa índole, aporta visibilidad e impacto a los eventos, especialmente cuando se busca una amplia difusión pública, por lo que hay que tener en cuenta, sobre todo en el caso de autoridades públicas, que se atienda a las normas del protocolo.

Los eventos online o eventos virtuales han crecido exponencialmente, debido al desarrollo de tecnologías cada vez más flexibles y versátiles, que permiten ofrecer experiencias visuales únicas, incorporando realidad virtual, realidad aumentada, etc. Los eventos virtuales pueden realizarse integralmente de forma online o combinar fórmulas híbridas. Este tipo de eventos facilitan la difusión, la internacionalización y la participación, tanto del público, como de los organizadores y participantes.

La realización de eventos online ha dejado de ser una tendencia para convertirse en una realidad consolidada, que aporta nuevas posibilidades a los eventos, gracias a la tecnología, ofreciendo una gran flexibilidad y difusión potencial.

Antes de la pandemia de la COVID-19 la retransmisión de eventos en streaming ya era algo habitual y permitía multiplicar la visibilidad y la audiencia de los eventos. Sin embargo, la tecnología ha permitido introducir novedades llamativas y de gran impacto como los efectos holográficos, que facilitan la proyección en tiempo real de personas, animales u objetos, consiguiendo la simulación de una presencia real. Por otro lado, la realidad aumentada, por ejemplo, permite la visualización de elementos virtuales sobre una imagen de la realidad física.

Al igual que en el caso de los eventos presenciales, la difusión en los eventos virtuales también es un aspecto a cuidar, de forma especial. Si anteriormente hablábamos de celébrities, autoridades o personajes, en el caso de los eventos virtuales los influencers pueden jugar un gran papel. Con importantes comunidades de seguidores, capacidad de influencia y de creación de tendencias, son las celebrities del entorno virtual y pueden hacer brillar cualquier evento.

Más allá de la simple aplicación de la tecnología al ámbito de los eventos para hacer streaming y llegar a audiencias más amplias y de la creación de eventos híbridos que combinan la presencialidad y la asistencia remota, la digitalización de los eventos permite alcanzar altas cuotas de personalización, interacción y medición.

Conocer a los asistentes mediante el análisis de datos, personalizar los eventos y la experiencia posterior en función de ese conocimiento, para integrar sus gustos y necesidades, interactuar antes, durante y después de evento y, por supuesto, medir los resultados, son factores de los que hoy en día no se puede prescindir a la hora de organizar un evento. Por otro lado, el entorno de las redes sociales permite interactuar con los asistentes, pulsar su opinión, difundir a audiencias más amplias e, incluso, llegar a viralizar la experiencia. Es lo que se conoce como socialización de eventos, muy vinculada a redes como Twitter o Instagram, por ejemplo.

Por último, no podemos terminar este episodio dedicado a los eventos, sin hablar de experiencias, aplicadas al ámbito presencial u online. Los eventos pueden ir un paso más allá de lo convencional, convirtiéndose en vivencias únicas en las que los asistentes no sean solo un público receptor y pasivo, sino que se conviertan en auténticos protagonistas mediante experiencias activas, inmersivas y participativas.

Ya hemos mencionado las holografías y la realidad aumentada, pero, además, hay otras opciones como la realidad virtual, para crear entornos, escenas y objetos de apariencia real, mediante la tecnología informática, en los que los asistentes viven experiencias totalmente inmersivas.

Las experiencias pueden también combinar el impacto visual con la evocación auditiva, la memoria olfativa, la sensación táctil y el placer del sabor, es decir, integrar los cinco sentidos en el evento para incrementar la intensidad de las sensaciones y el recuerdo.

Por otro lado, la gamificación y las actividades ampliamente conocidas de team building, ya presente desde hace años en los eventos, proporciona un gran recuerdo, ya que, desde niños, todo lo que aprendemos a través del juego, queda fijado en nuestra mente. El objetivo siempre será crear una vivencia original e inolvidable.

Hasta aquí nuestro episodio de Píldoras de Comunicación. Espero que este contenido te resulte práctico e inspirador. Si es así, suscríbete, comparte y, por supuesto, estaré encantada de recibir tus comentarios.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.