EPISODIO 17: Principios básicos de la comunicación interna

Gestionar el talento es clave para el funcionamiento de las empresas, en especial, cuando ofrecen servicios que se gestionan gracias a la formación, experiencia y aptitudes de su plantilla.

Las capacidades de los trabajadores pueden ser la diferenciación fundamental de la competencia. La comunicación interna es muy importante, ya que ayuda a cohesionar y fortalecer la interiorización de los valores y la cultura corporativa.

Te lo explicamos en detalle en este episodio de Píldoras de Comunicación

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TRANSCRIPCIÓN DEL EPISODIO:

La gestión del talento es uno de los pilares básicos para cualquier compañía, especialmente cuando sus servicios dependen de los conocimientos, experiencia y cualidades personales de su plantilla. De hecho, la capacidad de los trabajadores puede ser un factor diferencial crucial respecto de la competencia.

Atraer a profesionales destacados y fidelizarlos depende de que la compañía sea capaz de alcanzar la satisfacción de sus empleados, fomentando su implicación y su motivación y evitando la rotación. La política de Recursos Humanos es fundamental en este sentido, desde los salarios, hasta la flexibilidad horaria, pasando por la formación, el liderazgo empresarial, el buen ambiente o los planes de desarrollo personal y profesional.

La comunicación juega un papel trascendental en este sentido. Por un lado, para que la marca se posicione como un empleador preferente, lo que se conoce como employer branding, y atraiga a los profesionales más capacitados y dinámicos, lo cual forma parte del plan de comunicación externa, aunque, de forma tangencial, influye también en la percepción del público interno.

Por otro lado, las buenas prácticas de comunicación interna ayudan a fidelizar el talento y convertir a los empleados en auténticos prescriptores de la marca, con un importante sentimiento de pertenencia.

La comunicación interna es un factor de cohesión y fortalecimiento de los valores corporativos y contribuye a que los trabajadores se identifiquen con la marca, se sientan valorados y estén motivados.

Los principales beneficios de un buen plan estratégico de comunicación interna son, en primer lugar, conseguir un buen clima laboral, lo cual afecta a múltiples aspectos dentro de la compañía: evitar rumores y conflictos con transparencia y una comunicación abierta, depende de que todos los colaboradores dispongan de la misma información y la empresa genere confianza.

En segundo lugar, produce un efecto positivo en la productividad y la eficacia, sobre todo si la comunicación es bidireccional, aumentando la capacidad de autogestión y organización del trabajo. Esto produce que se formen grupos de trabajo más cohesionados.

En tercer lugar, aumenta el compromiso y la motivación, siempre que se base en la transparencia y la escucha activa, transmitiendo los principios y objetivos de la empresa, pero, al mismo tiempo, escuchando y valorando a los empleados.

En cuarto lugar, ayuda a fidelizar el talento, teniendo en cuenta que es más rentable fidelizar a los buenos trabajadores que reclutar a otros nuevos. La empresa debe transformarse en un lugar en el que los mejores quieren trabajar.

En quinto lugar, la comunicación es la mejor herramienta para empapar a la organización con los valores que conforman la cultura empresarial, para que su funcionamiento sea coherente.

En sexto lugar, una comunicación adecuada hace que sus colaboradores sean más participativos y haya espacio para el feedback, lo cual tiene un efecto directo en la innovación, ya que surgen ideas para la mejora.

En séptimo lugar, la comunicación interna provoca que todos conozcan los objetivos corporativos y estratégicos, así como las acciones que se llevan a cabo para conseguirlos, resultando más sencillo que todos contribuyan a caminar en la misma dirección.

En octavo lugar, una comunicación coordinada y efectiva hace que se ahorre tiempo y los mensajes lleguen de forma clara y coherente. Todo el talento de la empresa recibe la información necesaria para desempeñar su labor con éxito.

En último lugar, cuando la empresa comparte contenidos sobre sus logros, los empleados se sienten orgullosos de compartirlos en sus redes sociales y entre sus contactos.

Todos estos beneficios pueden considerarse, en sí mismos, objetivos del plan de comunicación interna, que debe ser desarrollado siguiendo los mismos principios que el plan de comunicación general, pero aplicados al público interno específico.

Definir los objetivos, segmentar los públicos, definir las temáticas y mensajes, establecer las acciones y determinar el calendario de actuación y las mediciones correspondientes, serán los pasos a seguir.

Las características y necesidades del público interno condicionan y determinan la estrategia, los mensajes y las acciones a llevar a cabo. El tamaño de la empresa, los diversos departamentos y roles, si hay una única sede o varias en diferentes ubicaciones geográficas, incluso diferentes países y culturas, son cuestiones a tener en cuenta.

Las acciones de comunicación no podrán ser las mismas, por ejemplo, en el caso del personal que trabaja en las oficinas o del personal operativo, que no está constantemente delante de un ordenador.

En cuanto a los mensajes, deberán establecerse unas temáticas y mensaje generales, que incluyan a todos los miembros de la compañía para fortalecer los valores y la cultura corporativa, el sentimiento y el orgullo de pertenencia. Pero, por otro lado, están los mensajes más específicos para cada departamento o área de actividad, que deben ser tratados de manera concreta.

En cuanto a las herramientas, algunas de las más habituales son:

En primer lugar, los boletines o revistas periódicas ya sean en formato impreso o digital. Aunque parezca que las publicaciones en papel tienden a desaparecer, el formato físico es muy apropiado en determinadas ocasiones o para determinados segmentos del público interno. Las publicaciones impresas son apropiadas para difundir contenidos atemporales, corporativos, en los que los empleados se vean reflejados y por ello quieran compartirlos con sus familiares y conocidos.

En segundo lugar, las newsletters son publicaciones digitales, que habitualmente se difunden vía mail y pueden tener una periodicidad más corta, para transmitir contenidos de actualidad y noticias.

En tercer lugar, las reuniones departamentales, sean presenciales u online son fundamentales para establecer objetivos, pautas de actuación y para resolver dudas o transmitir ideas y sugerencias.

En la misma línea, los eventos corporativos pueden organizarse con diversos motivos: convenciones comerciales o estratégicas, celebraciones festivas en épocas como la Navidad, eventos de motivación o de integración con actividades específicas, jornadas de puertas abiertas con familiares, etc.

En quinto lugar, la Intranet de la empresa se ha convertido en un elemento indispensable para las compañías de cierto tamaño, ya que es un canal en el que pueden agruparse todo tipo de contenidos, documentación práctica e informativa, comunicados, actualidad, etc.

En sexto lugar, los grupos de WhatsApp o Telegram, ya sean generales, departamentales o temáticos, toman cada vez más fuerza en las organizaciones, ya que proporcionan inmediatez, dinamismo y un feedback constante.

En séptimo lugar los formatos audiovisuales o sonoros son, cada vez más, una tendencia: los videocomunicados, los videos temáticos, formativos o motivacionales o los formatos sonoros como podcast o programas radiofónicos, están logrando un alto grado de popularidad en todo tipo de organizaciones.

Por último, debemos nombrar los tablones de anuncios y los buzones de sugerencias que, aunque puedan sonar a antigüedad, en ciertas empresas y bajo ciertas condiciones siguen siendo muy prácticos para llegar a públicos muy específicos y poco digitalizados.

Sea cual sea la herramienta que elijas, en todo momento debes tratar a tus empleados como si fueran clientes internos de la empresa y establecer las fórmulas para gestionar sus opiniones, dudas y sugerencias, así como proporcionarles una correcta atención e información.

A la hora de elaborar las estrategias de contenido, debes tener en cuenta algunas recomendaciones:

  • Ofrece siempre información de las novedades importantes para que los trabajadores se sientan parte de un equipo.
  • Por otro lado, valora y reconoce de manera explícita el talento, utilizando los canales más apropiados en cada momento.
  • Por supuesto, informa siempre de las opciones de desarrollo profesional. Los empleados sienten un mayor apego con su empresa si esta invierte en impulsar su carrera.
  • Además, crea espacios para la comunicación interpersonal y también para crear flujos de arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba y transversales. Es importante potenciar el aspecto social y relacional de la comunicación.
  • Trata de utilizar en cada momento las herramientas adecuadas. La forma en la que haces llegar la información debe ser efectiva, de lo contrario no conseguirás que la comunicación funcione.

Por último, para concluir, te ofrezco algunos consejos para crear unos pilares sólidos que consoliden una buena comunicación interna:

Para empezar, es necesario integrar la comunicación en la cultura empresarial, trabajándola a diario, desde la incorporación de cada nuevo miembro de la compañía, para que conozca su rol en la empresa y el del resto de sus compañeros, saber cuáles son los objetivos de la empresa a corto y largo plazo y conocer el papel de cada departamento.

Por otro lado, es imprescindible crear un plan de comunicación interna, con un calendario en el que se establezcan los contenidos y canales de difusión.

Hay que tener en cuenta siempre, que es necesario comunicar con claridad y transparencia, ya que los rumores y la incertidumbre crean una cultura empresarial tóxica. La empresa debe tener las riendas del discurso y comunicar de forma eficiente.

Además, es fundamental escuchar al equipo. Tan importante como hacer llegar los mensajes es escuchar lo que los miembros de la compañía tienen que decir. Ese feedback ayuda a mejorar y avanzar y, por ello, hay que crear las herramientas y canales apropiados para recoger esas opiniones.

Dicen que rectificar es de sabios y, por eso, es muy importante hacerlo cuando es necesario. Reconocer los errores acerca a los empleados y sienta precedente.

La comunicación interna acerca a los equipos y facilita la confianza, lo cual crea sinergias e influye directamente en los resultados, por lo que es tan importante como la comunicación con los clientes. Hoy en día, además, la posibilidad del teletrabajo y la experiencia durante el confinamiento provocado por el coronavirus, hacen que la estrategia de comunicación interna sea aún mucho más importante, ya que debe ser un factor integrador, que impida el aislamiento o la pérdida de creatividad, productividad o trabajo en equipo debido a la distancia.

Finalizamos este episodio de Píldoras de comunicación, esperando que te haya resultado muy interesante. Si es así, nos encantará recibir tus comentarios.

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