La esperada vuelta de los eventos presenciales

El final de la pesadilla que ha supuesto la pandemia por la COVID-19 para el sector de los eventos se ve cada vez más cerca. Hablamos, en particular, de los eventos presenciales que mueven miles de millones de euros en España – más de 13.000 M€ en 2018 según la Asociación de Ferias Españolas (AFE) – y que, de la noche a la mañana, se vieron reducidos a cero.

Las cifras tan exitosas de participación y asistencia a la última edición de Fitur, la primera feria presencial de este tipo en Europa después de la pandemia, o del Mobile World Congress, celebrado a principios del mes de marzo en Barcelona, demuestran que la gente tiene ganas de volver a los eventos presenciales. La necesidad no es solo de negocio sino también emocional. La gente se ha dado cuenta de que las interacciones cara a cara se daban por hecho y echan de menos sentirse parte de algo, verse, emocionarse.

Según el “Informe Global de Previsiones para Eventos en 2022, elaborado por American Express Meetings & Events, los profesionales de eventos no solo dicen sentirse más seguros y mejor equipados para planificar sus reuniones y eventos tras las lecciones aprendidas de la pandemia sino también para enfrentarse a los imprevistos que puedan surgir. Además, un 67% de los encuestados considera que los niveles de eventos presenciales retornarán a las cifras de 2019 a lo largo de este año y el que viene.

La hibridación llegó para quedarse

Aunque la celebración de los eventos presenciales va en aumento – se espera que en 2022 un 81% de los eventos celebrados tendrán cierto componente de presencialidad –, una cosa está clara: los eventos virtuales o híbridos han venido para quedarse. Estos nuevos formatos han cambiado para siempre la forma en la que las empresas interactúan con sus audiencias y añaden valor a sus eventos, además, seguirán ganando terreno a medida que alcancen más público y aumenten el retorno de la inversión.

Los eventos virtuales nos permiten romper barreras geográficas y contar con expertos en nuestros actos que de otro modo podría resultar muy difícil, casi imposible. Además, hace que clientes relevantes con poco tiempo no tengan que desplazarse, evitando así complicar más aún sus agendas. Las ventajas de este nuevo formato de eventos son indiscutibles, no obstante, también hay aspectos negativos, como puede ser la falta de oportunidades de networking o el sentimiento de aislamiento del asistente virtual.

Si bien es cierto que las herramientas con las que contamos para organizar los eventos virtuales hoy en día no son las que nos encontramos al celebrar los primeros webinars en marzo de 2020; y que la evolución que ha sufrido este tipo de tecnología en un corto espacio de tiempo ha sido excepcional, es muy difícil sustituir la emoción que produce un contacto cara a cara.

Por ello, los eventos presenciales y virtuales se complementan entre sí y combinados de una manera efectiva mejoran tanto la experiencia de los asistentes como el resultado final para organizadores y patrocinadores. Pero cuando una empresa planea su estrategia de eventos, debe saber considerar cuáles pueden seguir siendo virtuales y cuáles funcionarán mejor en un formato cara a cara. Porque lo cierto es que ambos exigen casi la misma dedicación y recursos.

Eventos más sostenibles

El cuidado del medioambiente y la sostenibilidad son ahora más que nunca prioridades en el ámbito empresarial y, por supuesto, en la organización de todo tipo de evento de las empresas. Porque ni siquiera los eventos virtuales son sostenibles 100%. Tal y como indica Greenpeace en su informe “Clicking Clean”, si Internet fuera un país, sería el sexto más contaminante del mundo.

Algunas de las prácticas de sostenibilidad más comunes que se están aplicando en los eventos son, por ejemplo, minimizar el uso de papel, aplicar medidas de ahorro de energía y agua o reducir y separar los residuos que puedan producirse. Además, deberíamos asegurarnos de que todos los proveedores con los que se trabaja en la organización del evento cuentan con políticas de conducta sostenible que se alineen con los códigos y valores de nuestra empresa. Pero no solo queda ahí, hay otras áreas en las que también se debe incidir como son asegurar la paridad de género y raza en los paneles discusión y entre los asistentes, o promover contenido inclusivo y diverso.

La nueva normalidad

Aunque un 64% de los profesionales de eventos de todo el mundo han visto aumentados sus presupuestos para este año, hoy puede ser aun pronto para que volvamos a los eventos tal y como los conocíamos antes de la pandemia. Además, la forma en la que nos relacionamos ha cambiado para siempre, por lo que sea como fuere, el futuro del sector de los eventos será diferente.

Los profesionales de eventos han de aplicar lo aprendido durante la crisis sanitaria para mejorar la utilidad, el valor añadido y la sostenibilidad de los eventos futuros. Probablemente, veamos más a menudo eventos más pequeños que permitan una interactuación más personal y exclusiva, haciendo que el asistente pueda sentirse más especial. Además, la normalización del soporte digital en los eventos hace que los asistentes cada vez lo demanden más y sean más exigentes con la experiencia que desean.

En cualquier caso, los eventos físicos se seguirán produciendo porque somos seres sociales que necesitamos compartir e interactuar y la experiencia sensorial que ofrece un cara a cara es insustituible.

Sheila Carbajal
Avance Comunicación

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