Episodio 45: Razones para incluir los eventos presenciales en tu comunicación interna

Los eventos presenciales han vuelto con fuerza tras la pandemia de 2023 y son una herramienta fundamental para la comunicación interna. Existen varias razones y beneficios que los eventos presenciales aportan al plan de comunicación interna y a los objetivos de las marcas con sus empleados. 

TRANSCRIPCIÓN DEL EPISODIO:

A pesar de que la pandemia de 2020 propició un crecimiento exponencial de los eventos híbridos y online y el desarrollo de tecnologías específicas, los eventos presenciales han regresado con fuerza, debido a sus numerosas ventajas. La principal de ellas es que la interacción personal y las sensaciones que se producen en el cara a cara no pueden ser reproducidas a través de una pantalla, aunque, es indudable, que los eventos digitales también aportan sus propios beneficios.

Como es sabido, los eventos presenciales pueden ser de muchos tipos, pero una de sus distinciones principales es el tipo de público al que se dirigen. En este episodio de Píldoras de Comunicación me centraré en las razones por las cuales deben incluirse eventos presenciales en la comunicación interna de las empresas.

Las empresas son las personas que tienen detrás. Por eso es tan importante conseguir que los miembros de todas las compañías estén motivados, se sientan representados por la marca y se impliquen en su actividad hasta convertirse, prácticamente, en prescriptores.

Hay muchas razones por las que los eventos presenciales contribuyen a todo ello, aquí nos vamos a centrar en las 10 principales.

En primer lugar, los eventos presenciales fortalecen la cultura empresarial, al dar la oportunidad de reunir a los empleados y fomentar el sentimiento de comunidad y pertenencia a la empresa, especialmente en los casos de empresas con un alto porcentaje de teletrabajo o con diferentes sedes, dispersas geográficamente.

En segundo lugar, estos eventos mejoran el nivel de colaboración, ya que permiten realizar actividades en las que los empleados trabajan juntos y que no pueden llevarse a cabo mediante la comunicación digital. Un ejemplo serían las actividades de team building o talleres específicos, bien sea sobre temas concretos de la empresa o para fomentar ciertas habilidades.

En tercer lugar, los eventos presenciales incrementan el compromiso con la empresa, ya que los empleados se sienten valorados y sienten que forman parte importante del proyecto, lo que incrementa la lealtad al negocio y la marca.

En cuarto lugar, los eventos presenciales facilitan la comunicación en tiempo real. La interacción en persona permite una resolución más rápida y efectiva de cualquier tipo de cuestión, ya que supone un contacto directo y sin mediaciones.

En quinto lugar, los eventos presenciales ayudan a fomentar la creatividad, ya que pueden convertirse en una oportunidad para compartir ideas, poner en común iniciativas y el intercambio de información siempre puede dar lugar a nuevas perspectivas, enfoques y soluciones.

En sexto lugar, los eventos presenciales impulsan la formación y el desarrollo, pudiendo adquirir nuevas habilidades, recibir diversas capacitaciones y, sobre todo, compartir conocimientos y experiencias en los propios departamentos o entre departamentos diversos.

En séptimo lugar, los eventos presenciales aplicados en la comunicación interna, promueven la motivación de los empleados, impulsándoles a que alcancen metas y objetivos o ser reconocidos públicamente por sus logros, en un entorno de equipo.

En octavo lugar, los eventos presenciales incrementan la transparencia de la comunicación corporativa, ya que permiten transmitir información directa sobre la dirección y visión de la empresa. Además, son una gran oportunidad para acercar a los responsables o cargos de la compañía a todos los empleados y que, de esta manera, sean accesibles, sea cual sea el cargo o las funciones de los trabajadores.

En noveno lugar, los eventos presenciales incrementan la confianza, ya que demuestran que la empresa se preocupa por ellos, por su bienestar y por sus puntos de vista, haciéndoles protagonistas de contenidos y experiencias diseñador por y para ellos.

Por último, en décimo lugar, los eventos presenciales facilitan el networking. Son una oportunidad para que los empleados establezcan relaciones más estrechas con sus compañeros más directos o con otros con los que habitualmente no interactúan en su día a día.

Los eventos presenciales, en el entorno de la comunicación interna, pueden ser muy diversos y admiten casi cualquier formato, dependiendo de los objetivos, del número de personas asistentes y sus características, etc.

A continuación, nombramos los más habituales, a nivel general.

Las reuniones de equipo, de departamento o de sede son las más habituales y cotidianas. Son encuentros que permiten a los empleados trabajar o recibir información relevante sobre un proyecto, sobre la resolución de problemas concretos o sobre la marcha de la actividad a nivel general. Sin embargo, aunque suelan producirse de manera más o menos cotidiana, puesto que es totalmente necesario para los negocios que la información fluya, se pueden realizar con un planteamiento diferente u original, ya sea un cambio de ubicación, la inclusión de una actividad sencilla, una charla externa motivadora, la participación de un directivo relevante, etc.

Por otro lado, están las jornadas de formación. Estos eventos se organizan para que los empleados reciban capacitación complementaria o puedan mejorar sus habilidades profesionales. La formación continuada en las empresas es un gran incentivo para los empleados, ya que les permite la oportunidad de crecer profesionalmente, además de repercutir, de forma positiva, dichos conocimientos en el día a día de su trabajo.

Además, están las celebraciones y fiestas. Son eventos totalmente lúdicos, que tienen lugar con motivo de fechas señaladas como aniversarios, fechas navideñas, entrega de premios o reconocimientos, celebración de logros empresariales, etc. Por su carácter festivo son muy flexibles en cuanto a actividades y contenidos, condicionados, por supuesto, al número de asistentes.

En cuarto lugar y en línea con el punto anterior, están los eventos deportivos y de bienestar, como los viajes de incentivos o las competiciones deportivas, que se organizan para agasajar o premiar a los empleados y contribuir a mejorar su estado físico y mental.

También merecen una mención especial los talleres y sesiones de trabajo, que son eventos que se llevan a cabo para que los empleados trabajen juntos en el desarrollo de nuevos proyectos, ideas o soluciones, en un ambiente diferente al entorno de trabajo habitual y que pueden contar o no con la participación de consultores o expertos externos, que aporten su visión y conocimientos para impulsar los resultados y conseguir los objetivos.

En la misma línea están las charlas y conferencias, eventos en los que se invita a expertos o líderes de opinión para que hablen sobre temas relevantes para la empresa, su sector o el desarrollo profesional de los empleados.

Por último, es imprescindible hablar de las convenciones. Este tipo de eventos suelen organizarse a principios de año, para comunicar los resultados del periodo anterior y las estrategias, retos y objetivos del siguiente. Son eventos muy completos, porque pueden combinar el atractivo de un viaje y una estancia en un lugar diferente a la sede oficial de la compañía, con sesiones informativas y presentaciones, charlas, talleres, actividades lúdicas y culturales, etc.

Espero que este episodio de Píldoras de Comunicación te haya resultado muy interesante y que te haya inspirado para introducir los eventos presenciales como una acción principal dentro de tu plan de comunicación interna. ¡Te espero en el próximo!

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