El rol de la agencia de comunicación en la empresa

Lo que hace que las empresas tengan éxito es, gran medida, tener a las personas adecuadas en los diferentes puestos. Esto significa que hay que hacer una reflexión interna que nos puede llevar a detectar la necesidad de subcontratar aquello para lo que no se tiene la suficiente experiencia. Aquí entra el juego el rol de la agencia de comunicación en la empresa.

Probablemente, una de las áreas más importantes para potenciar un negocio es la comunicación. ¿Pero necesita toda empresa contratar a una agencia para reforzarla? Antes de nada, se debe analizar si existe en la organización la persona adecuada que lleve a cabo las diferentes tareas: ¿sabe hacerse cargo de la estrategia de imagen de la marca? ¿puede dedicarle el tiempo necesario a la relación con los medios? ¿conoce a los periodistas tanto de prensa como del mundo digital? Si la respuesta es no, entonces, se necesita trabajar con una Agencia de Comunicación que cubra esos servicios.

Una vez que se toma la decisión de contratar a una agencia, comienza la tarea de encontrar al mejor compañero de viaje. Se ha de buscar a los profesionales que mejor encajen con el plan estratégico general de la empresa porque la comunicación tiene que ser parte de él. La agencia debe ayudar a la compañía a incorporar los mensajes que vayan alineados con esa estrategia y a distribuirlos dónde, cómo y cuándo mejor consideren. Para ello, la agencia debe entender y hacer suyos los objetivos empresariales.

¿Cómo elegir a la agencia de comunicación adecuada?

Elegir a la agencia que encaje completamente con la empresa y entienda sus necesidades no es una tarea fácil. Sin embargo, hay ciertos aspectos que se deben tener en cuenta y que ayudan, en gran medida, a tomar esa decisión.

Para empezar, la agencia debe dar confianza, tienen que ser transparentes en cuanto a los servicios y los costes, pero, para ello, la compañía debe ser clara en cuanto a sus necesidades y expectativas.

Otro factor para tener en cuenta puede ser que la agencia se especialice en el sector de la empresa, con eso se garantiza que tiene el conocimiento, la experiencia y los contactos dentro la industria para poder desempeñar su trabajo y conseguir resultados en menor tiempo.

No hay olvidar que las agencias cuentan con profesionales con el conocimiento y experiencia que falta dentro de la empresa y que siempre van a aconsejar lo que consideran que es mejor para la estrategia de la organización. Trabajan codo a codo con la compañía, por lo que, si se les consideran aliados, se conseguirán mejores resultados.

¿Qué ventajas hay en trabajar con una Agencia de Comunicación?

Una vez que se ha encontrado la agencia con la que mejor sintonía se tiene, se podrá contar con un equipo profesional totalmente dedicado a hacerse cargo de las necesidades de la empresa, ya sea para una campaña determinada o para un periodo continuado. Es decir, se podrá contratar los servicios que realmente se necesitan: relaciones con los medios de comunicación, gestionar las redes sociales, organizar un evento, crear contenidos, una estrategia de comunicación interna, etc. Los servicios ofrecidos son muchos y el coste es siempre flexible y personalizado.

Además, aunque la agencia debe casi contar como uno más en la organización, no deja de ser un agente externo que puede ofrecer puntos de vista distintos, ofrecer consejos y enfoques diferentes que muchas veces las compañías, al estar inmersos en su día a día, no ven.

Qué puede hacer la agencia de comunicación por la empresa…

Las agencias de comunicación ofrecen un amplio abanico de servicios a los clientes, además, a medida que la tecnología avanza, estos evolucionan y se incrementan. A continuación, se destacan seis de los aspectos más relevantes en los que la agencia puede acompañar a la empresa.

Mejora de la reputación de la marca
La agencia puede ayudar a proteger y mejorar la imagen pública de sus clientes. Esto se consigue llevando a cabo la búsqueda de noticias sobre el cliente, identificando las historias negativas, considerando los daños y promoviendo la imagen positiva del cliente. Para ello, se apoyarán en una combinación de las diferentes herramientas de comunicación: a través de artículos en medios, haciendo inversión en contenidos patrocinados, con la participación en eventos, etc.

Gestión de crisis
Puede que la empresa tenga que enfrentarse a situaciones de crisis en comunicación en las que es imprescindible contar con los profesionales adecuados que ayuden a minimizar los daños. Pero antes de llegar hasta ese punto, la agencia habrá establecido para su cliente los planes de acción en caso de posibles problemas. Es decir, la gestión de crisis tiene mucho que ver con la prevención, de ese modo, la agencia tendrá los recursos necesarios para proteger los intereses de sus clientes para cuando surjan esos momentos negativos.

Comunicación interna
Desde la agencia se puede ayudar a trabajar la comunicación interna de la empresa resolviendo posibles conflictos entre departamentos y ayudando a crear los mensajes o campañas para fomentar el equipo y mejorar, de ese modo, la imagen de marca para los empleados. Es muy importante saber transmitir a los empleados la información necesaria para que tengan clara la visión común y se genere el sentimiento de pertenencia.

Relaciones con los medios
La agencia puede ser la responsable de generar cobertura mediática favorable para sus clientes. Para ello, una de las formas más recurridas es a través de envíos de notas de prensa. Estas deben captar la atención de los periodistas y ser convincentes e informativas. La agencia debe tener buena relación y conocer a los periodistas que cubren las noticias del sector de su cliente, por lo que sabrán a quién enviar las historias más relevantes. Además, la agencia trabajará los mensajes con el cliente para asegurar que estos son capaces de responder con soltura cualquier pregunta que provenga de los medios.

Redes sociales
Hoy en día es necesario tener una fuerte presencia en redes sociales. La agencia de comunicación puede ayudar al cliente a crear y a mantener la mejor estrategia en redes sociales. No solo se trata de generar los contenidos, pero también de hacer seguimiento de las interacciones, y de las conversaciones que se crean entorno a la empresa y responder y reconducir aquellas que no sean positivas.

Organización de eventos
Los eventos son, en muchos casos, el complemento perfecto en las estrategias de comunicación. La agencia puede tomar el rol de organizador de eventos y ser responsable de toda la gestión haya o no prensa invitada. La agencia coordinará todos los aspectos del evento desde la reserva del espacio hasta el envío de invitaciones o la convocatoria de medios. Donde reside la diferenciación entre una agencia de comunicación y un mero organizador de eventos es que la agencia puede ayudarte a armar la conceptualización del acto y a crear una experiencia con un discurso hilado y coherente.

El trabajo de una agencia, aunque debe empezar a dar resultados en las primeras semanas, es una carrera de fondo. Tener una estrategia de comunicación fuerte y crear lazos con los públicos objetivo y con los medios de comunicación es una labor continua. Además, se ha de tener en cuenta que la inversión no afecta exclusivamente al momento en el que se desarrolla la acción, sino que fortalece a la marca en el medio y largo plazo.

…Y que no

Como destacado en el punto anterior, la agencia de comunicación es el aliado para llevar de la mano a la empresa en su estrategia de comunicación y, aunque los servicios que puede ofrecer son muchos, hay algunos aspectos en los que no se debe comprometer.

Al sentar las bases del plan de acción en materia de comunicación y al establecer los objetivos que se pretenden conseguir, el cliente debe tener en cuenta su posición en el mercado. Aunque no se trate de una gran empresa, todas las empresas tienen hechos noticiables que deben comunicarse, se trata de encontrar el formato, espacio e información relevante para que el medio considere que deba trasladárselo a sus audiencias.

La agencia de comunicación hará todo lo posible para que la cobertura sea la máxima y mejor posible. Sin embargo, no siempre se conseguirá aparecer en los medios que el cliente quiera y en el momento que lo desee. Desde la agencia se trabajará para comunicar en el momento idóneo la información que considere más relevante pero la decisión final es del medio. Por ello, no se pueden ofrecer garantías al 100%. Lo que depende de la agencia, que es su trabajo hecho al máximo nivel, sí debe estar garantizado, pero otros factores como el periodista o la actualidad influyen mucho y no están en manos de la agencia.

En medio de la incertidumbre: seguridad y confianza

El sector de la comunicación está en constante crecimiento: se estima que en el mundo los ingresos de la industria alcancen los 129 mil millones de dólares en 2025. Las marcas buscan agencias cada vez más ágiles y flexibles que sean capaces de adaptarse al incierto mundo en el que vivimos y sepan adoptar las nuevas tendencias y avances tecnológicos del mundo digital.

Los profesionales de la comunicación son conscientes de esta transformación y, por ello, se reciclan continuamente porque saben que sus contactos y conocimiento son claves para ponerlos al servicio del cliente.

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