5 razones para incluir la conceptualización en la organización de eventos

La organización de eventos implica tener en cuenta numerosos detalles, para que sea un éxito. Es un proceso complejo, en función del tipo de evento, el número de asistentes, los objetivos a conseguir, etc. Entre los aspectos que deberían recibir especial atención, se encuentra la conceptualización y, sin embargo, no siempre se tiene en cuenta.

Cuando una organización decide llevar a cabo un evento, siempre se piensa en la ubicación, los aspectos técnicos, posibles actividades de animación, el catering y, vagamente, en objetivos concretos: habitualmente se sabe por qué se realiza (inauguración de unas instalaciones, aniversario, explicar una nueva estrategia a la fuerza comercial, presentar un producto a clientes, etc.), sin embargo, no se define, claramente, para qué se lleva a cabo.

Lo más habitual es organizar todos los aspectos “físicos” del evento y dejar para última hora los mensajes y los contenidos, lo cual es un error, porque es poner el foco en la forma, pero no en el fondo.

Esto es menos evidente en los eventos digitales, en los que el contenido toma total relevancia, al no contar con elementos externos como una ubicación especial o un catering delicioso.

¿Qué es la conceptualización en la organización de eventos?

La conceptualización de un evento es el proceso por el cual, se selecciona un concepto relacionado con el mensaje que se quiere transmitir y con el objetivo que se desea alcanzar. Posteriormente, se hace que los elementos visuales, textuales y auditivos, las experiencias, las actividades, los contenidos y todos los detalles del evento sean diseñados, seleccionados y organizados para que transmitan ese concepto de forma clara y coherente y contribuyan a la narrativa del mismo, de la manera más llamativa e impactante posible.

Lógicamente, este proceso requiere tiempo y planificación y debe ser realizado como primer paso en la organización del evento, inmediatamente después del desarrollo del briefing.

Por ejemplo, imaginemos un evento interno, dirigido a la fuerza de ventas de una compañía, cuyo objetivo es transmitir la nueva estrategia comercial. El objetivo es que el equipo comercial interiorice, en dicho evento, el producto o productos en los que deben enfocarse en los próximos meses. La conceptualización comenzaría seleccionando un concepto relacionado directamente con el producto y, a partir de ese momento, la elección de ubicación, catering, actividades, contenidos, convocatoria de asistentes, escenografía, presentaciones… absolutamente todo, deberá girar alrededor del concepto elegido para que se visualice claramente.

Razones para conceptualizar tu evento

Las razones para conceptualizar tu evento son muchas, pero vamos a centrarnos en cinco principales.

En primer lugar, más allá de la experiencia del propio evento, la conceptualización contribuye a que los mensajes sean claros y dejen huella en los invitados. Si todos los elementos del evento transmiten un mismo concepto, se convertirá en una experiencia totalmente inmersiva con una narrativa clara y rotunda.

En segundo lugar, la conceptualización permite que todo el evento resulte coherente en sí mismo y con la marca que lo organiza. Esto es muy importante, ya que contribuye a la consolidación de la imagen de marca y a la difusión de la cultura corporativa.

En tercer lugar, la conceptualización contribuye a que cada aspecto del evento esté totalmente enfocado al objetivo final, lo cual hace que dicho objetivo sea más alcanzable y que el evento resulte mucho más eficaz.

En cuarto lugar, la conceptualización del acto, en todos sus aspectos, hace que los mensajes permanezcan en la memoria de los asistentes de una forma más consistente. Este punto también es muy importante, ya que, si el evento no resulta memorable y no transmite sus mensajes de forma eficiente, resultará irrelevante y no conseguirá resultados.

Por último, en quinto lugar, la conceptualización hace que la conversación y la interacción, con los asistentes y entre ellos mismos, gire alrededor del enfoque narrativo desarrollado para el evento y esto ayuda a que los mensajes y contenidos impacten de forma más profunda en los asistentes.

Sin duda, la conceptualización contribuye, de forma muy eficaz, a conseguir el objetivo del evento, sean cuales sean sus características, por lo que, a partir de ahora, no debes dejar que quede fuera de ninguno de tus eventos.

Noelia Perlacia

Socia y dircom de Avance Comunicación

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