Muchas marcas se plantean la necesidad de convocar a los medios de comunicación a sus eventos corporativos, para intentar que tengan una mayor difusión y visibilidad.
La idea, a priori, es buena, pero hay que tener en cuenta diferentes cuestiones importantes, más que nada para que la convocatoria no sea fallida.
Siempre, ponte en el lugar el periodista y del medio: ¿Realmente este evento o el contenido del mismo es interesante para su audiencia o te lo planteas como simple promoción? Si tu respuesta es la segunda: no lo hagas, porque será un fracaso.
Tu objetivo tiene que estar muy claro y no perder la perspectiva: convoca a los medios si lo que vas a comunicar es realmente relevante; de lo contrario la convocatoria no funcionará.
Qué debes tener en cuenta al hacer la convocatoria a los medios
En primer lugar, piensa que los recursos de los medios son limitados: tanto los recursos para cubrir el propio evento (periodistas, fotógrafos, cámaras…), como el propio espacio para difundir la información.
Esto hace que los medios sean muy selectivos a la hora de asistir a un evento y, al margen de otros criterios, el de la relevancia del tema, de la empresa, etc. es fundamental, como ya decíamos anteriormente.
Luego está la cuestión del formato.
Para los medios de comunicación, el formato más habitual es el de la rueda de prensa, es decir, un evento específicamente organizado para ellos, con el objetivo de informarles específicamente.
La rueda de prensa puede ser un evento aislado o bien puede ser una parte de un evento mayor, que se reserva concretamente para los periodistas.
Otro tipo de actos que suele tener la atención de los medios son aquellos en los que el propio evento es el protagonista, como las inauguraciones, sobre todo cuando se trata de instalaciones importantes, bien por su operativa o por su volumen o dimensión o los eventos deportivos. En este tipo de eventos los medios se acreditan y, en ocasiones tienen un espacio específico, pero otras veces no. Lo que sí es importante es que cuenten con facilidades para realizar su labor: conexiones para grabar el sonido, tarimas o espacios elevados para que las cámaras puedan tomar buenos planos, etc.
Por último, hay otro tipo de eventos como jornadas, seminarios, congresos, convenciones, etc. que pueden tener interés o no para los medios, en función de su contenido. Los congresos, por ejemplo, pueden ser interesantes para los medios especializados en la temática del evento.
No obstante, hay dos claves que siempre ayudan:
- Invitar a cargos públicos al evento, lo cual suele ser un buen reclamo.
- Buscar un aspecto que sea noticiable: un lanzamiento, una novedad, un anuncio relevante…
Otro punto importante es segmentar correctamente a los medios. No todos van a estar interesados en cubrir tu evento, así que selecciona solo aquellos a los que creas que les puede atraer o interesar y personaliza el enfoque: por ejemplo, a los medios locales les interesará el impacto en el ámbito de la ciudad, la provincia o la región, mientras que los medios especializados preferirán los detalles técnicos.
En cuanto a la convocatoria en sí, debe cumplir algunos requisitos:
- Envíala con suficiente tiempo, para que puedan tomar la decisión sin que ya tengan otros compromisos
- Haz un seguimiento efectivo, sin ser intrusivo. A pocos días del evento, envía un recordatorio por mail y 48 horas antes, puedes realizar llamadas, pero de forma selectiva y solo a aquellos medios en los que tengas mucho interés ( y que haya posibilidades reales de que acudan)
- Comunica de forma clara y concisa, con todos los datos necesarios sobre fecha, hora, lugar, indicaciones logísticas, portavoces que hablarán, personas relevantes que asistirán, temas que se van a tratar o novedades que se van a comunicar, etc.
El día del evento
Una vez confirmados y llegada la fecha del evento, en función del formato elegido, deberás considerar los siguientes puntos:
- Ten preparada documentación específica: nota de prensa, imágenes, información sobre la compañía, los portavoces, etc. programa del evento, vídeos y/o audios para radio y TV.
- Ten en cuenta sus necesidades: conexiones, internet, ubicación con visibilidad, disponibilidad para realizar entrevistas, etc.
- Si es posible, prepara un lugar específico para recibirles, en el que se les entregue el material, se pueda registrar su asistencia y se facilite su acreditación.
Post evento y medición de resultados
Después del evento, es imprescindible lanzar una nota de prensa a todos los medios, tanto a los que han asistido, para facilitar su trabajo o complementarlo, como a los que no han asistido, ya que podrían publicar la información igualmente. Al final lo importante es la repercusión obtenida, no el número de periodistas que hayan asistido físicamente.
Por último, hay que evaluar la cobertura mediática obtenida. Analiza cómo esta cobertura ha contribuido a alcanzar los objetivos iniciales y qué se podría mejorar para futuras convocatorias.
