Todo el mundo que se ha propuesto organizar un congreso sabe que es más complicado de lo que pudiera parecer en un primer momento. De hecho, son muchos los factores que hay que planificar y controlar para que todo salga perfecto.
Existen muchos tipos de congresos, pero todos ellos tienen muchos elementos en común, y las estrategias que pueden dirigir la organización de estos eventos hacia el éxito o el fracaso más absoluto no varía demasiado. A continuación te explicamos cuáles son las principales áreas que debes cuidar si eres organizador de un congreso.
6 aspectos a tener muy en cuenta en la organización de eventos
Elegir la fecha adecuada es algo imprescindible para que sea un acontecimiento celebrado en el momento del año oportuno, donde todos los posibles asistentes tengan algo que ofrecer y, a la vez, algo que ganar. Pero, además, hay otros factores que no debes olvidar.
El presupuesto: punto de partida
Realizar un presupuesto detallado previamente es la primera etapa del proyecto. Esto va a permitir hacer una planificación realista, sabiendo desde el primer momento cuáles son los recursos disponibles y siendo conscientes en todo el proceso de la inversión que se realiza.
Además, la elaboración del presupuesto servirá para saber si es necesario contar con financiación externa y de dónde obtenerla, ya sea a través de patrocinios o de otro tipo de colaboraciones.
Las nuevas tecnologías son aliadas
Un congreso que hace uso de las nuevas tecnologías, tanto en la organización y en la comunicación como durante el desarrollo del evento, consigue ser más eficaz. Utiliza todos los recursos tecnológicos que hagan que la experiencia de los asistentes sea más satisfactoria.
En este sentido, lo mejor es contar con una plataforma que permita realizar la inscripción online y digitalizar al máximo posible las gestiones internas y externas.
La gestión de la asistencia
La invitación de los participantes y la coordinación de todos los asistentes (ponentes, miembros de las marcas, invitados, etcétera), así como el timing de todas las acciones de comunicación con ellos, se puede digitalizar. Deja que la tecnología te facilite la vida.
En cuanto a posibles ponentes, no olvides solicitarles una confirmación a tiempo para poder realizar con suficiente antelación las reservas ligadas a su asistencia.
La elección del lugar
Elegir un buen espacio para un congreso es vital para el buen desarrollo de este. Siempre que sea posible, visita el lugar antes de decidirte y resuelve in situ todas las dudas. Asegúrate de que las salas son cómodas, disponen de los accesos necesarios y cuentan con todos los servicios que necesitas: salas, equipo de audio, pantallas…
Servicios que no pueden fallar
Según la naturaleza del evento, hay determinados servicios que no pueden faltar. Por ejemplo, piensa si serán necesarios servicios de traducción simultánea, catering, técnicos de sonido o iluminación, informáticos o azafatos. Recuerda que si contratas un servicio de fotografía o vídeo, este material audiovisual te ayudará a que el acontecimiento perdure más en la memoria, además de a generar contenidos para las redes sociales o la web.
No descuidar la comunicación
Puede que resulte una obviedad, pero es un aspecto que en ocasiones se olvida parcialmente. Una óptima comunicación interna y externa, online y offline, va a contribuir a que el congreso sea el mejor posible. La comunicación del congreso comienza el mismo día que se empieza a organizar y es mucho más que los carteles del evento. Recordemos que cada gesto del congreso comunica a todos sus públicos.
Lleva a cabo un congreso con expertos en la organización de eventos
Si no eres un experto en la materia, el mejor consejo que se te puede dar es que pongas la organización en manos de expertos. Un congreso requiere de una gran inversión y, a su vez, aporta importantes beneficios. Por eso, para no correr riesgos, que la inversión valga la pena y asegurar su éxito, se recomienda confiar en profesionales. Y es que además de encargarse de todo lo relacionado con la organización de eventos corporativos, un equipo profesional será capaz de medir el éxito del acontecimiento. Algo muy importante para calcular su rentabilidad.
Si estás a punto de organizar un congreso, toma buena nota de estos consejos para conseguir los mejores resultados posibles. Si te quedan dudas, déjate asesorar por expertos en organización de eventos.
